FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONÓMICAS Propuesta de mejora en la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín del Departamento de San Martín, 2024 TRABAJO DE SUFICIENCIA PROFESIONAL Para optar el título profesional de Licenciado en Administración AUTOR Talla Condezo, Roger Percy https://orcid.org/0009-0008-5074-1305 ASESOR Mg. Sicos Chinguel, Daniel Alfonso https://orcid.org/0009-0006-8460-3256 Lima-Perú - 2025 https://orcid.org/0009-0008-5074-1305 https://orcid.org/0009-0006-8460-3256 Turnitin Informe de Originalidad Procesado el: 09-oct-2025 3:17 p. m. -05 Identificador: 2776234136 Número de palabras: 7164 Entregado: 1 Propuesta de mejora en la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín del Departamento de San Martín, 2024 Por Roger Percy Talla Condezo Coincidencia del 1% (Internet desde 28-may-2025) https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/index.php/Record/USIL_64d4dc4e68ecf1cee9b09681c7e7861c/Details Coincidencia del 1% (Internet desde 26-sept-2023) http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7290/TRSUFICIENCIA_CH%c3%81VEZ%20ALEJOS.pdf? isAllowed=y&sequence=1 Coincidencia del 1% (Internet desde 15-jun-2006) http://www.regionsanmartin.gob.pe/Consejo/actas_de_sesion/Acta%20N%204%20Sesion%2004del%20030406.pdf Coincidencia del 1% (Internet desde 07-may-2023) https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/3533632/GP-002- SGEN/001%20%E2%80%9CProducci%C3%B3n%20de%20Microformas%20de%20la%20SGEN/OGD%E2%80%9D%20primera%20versi%C v=1661274418 Coincidencia del 1% (trabajos de los estudiantes desde 18-may-2023) Submitted to Universidad Nacional de San Cristóbal de Huamanga on 2023-05-18 Coincidencia del 1% (trabajos de los estudiantes desde 04-ene-2025) Submitted to Universidad Inca Garcilaso de la Vega on 2025-01-04 Coincidencia del 1% (Internet desde 05-dic-2020) https://portal.inen.sld.pe/none/ Coincidencia del < 1% (Internet desde 10-may-2025) https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/Record/RUNC_fe5fd80f6010065f70b440cf0c8a81be/Details Coincidencia del < 1% (Internet desde 17-may-2025) https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/index.php/Record/UCVV_b09cf0a9dbc86b6cbd2b70e84ae0802f Coincidencia del < 1% (Internet desde 02-jun-2025) https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/index.php/Record/UNJF_f2cc27b09506e827de39b595973fc32d/Details Coincidencia del < 1% (Internet desde 09-may-2024) http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/8191/TSP- SALINAS%20PULCHA%20RAMIRO%20FRANCISCO%20-%20RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 Coincidencia del < 1% (Internet desde 28-feb-2024) http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7832/TSP%20PELAEZ%20CORONEL%20LINA%20MARLITH%20RP.pdf? isAllowed=y&sequence=1 Coincidencia del < 1% (Internet desde 17-oct-2023) http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7335/TURNITIN_M%c3%81RQUEZ%20HUAM%c3%81N.pdf? isAllowed=y&sequence=3 Coincidencia del < 1% (Internet desde 09-abr-2024) http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/8022/TSP-NORIEGA%20DIAZ%20MARIA%20LOURDES- RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 Coincidencia del < 1% (Internet desde 03-nov-2022) https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/3297020/MEMORIA.pdf.pdf?v=1656352553 Coincidencia del < 1% (trabajos de los estudiantes desde 18-ene-2025) Submitted to Universidad Cesar Vallejo on 2025-01-18 Coincidencia del < 1% (trabajos de los estudiantes desde 16-feb-2018) Submitted to Universidad Cesar Vallejo on 2018-02-16 Coincidencia del < 1% (trabajos de los estudiantes desde 24-abr-2023) Submitted to Universidad Privada San Juan Bautista on 2023-04-24 Coincidencia del < 1% (Christian Ivan Aponte Fajardo. "Knowledge management and document organization in the Organismo Técnico de la Administración de los Servicios de Saneamiento Records System", Revista de investigación de Sistemas e Informática, 2024) Christian Ivan Aponte Fajardo. "Knowledge management and document organization in the Organismo Técnico de la Administración de los Servicios de Saneamiento Records System", Revista de investigación de Sistemas e Informática, 2024 Coincidencia del < 1% (Internet desde 26-nov-2021) https://www.coursehero.com/file/92488679/Actividad-eje-1docx/ Coincidencia del < 1% (Internet desde 17-abr-2025) https://www.coursehero.com/file/74251212/PROYECTO-MODELO-PARA-INGECO-2016doc/ Coincidencia del < 1% (Internet desde 19-abr-2025)   Índice de similitud 15% Fuentes de Internet:14% Publicaciones: 3% Trabajos del estudiante: 6% Similitud según fuente 20/10/25, 12:58 Turnitin - Informe de Originalidad - Propuesta de mejora en la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Region… https://www.turnitin.com/newreport_printview.asp?eq=0&eb=0&esm=0&oid=2776234136&sid=0&n=0&m=2&svr=37&r=85.72128181116825&lang… 1/7 https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/index.php/Record/USIL_64d4dc4e68ecf1cee9b09681c7e7861c/Details http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7290/TRSUFICIENCIA_CH%c3%81VEZ%20ALEJOS.pdf?isAllowed=y&sequence=1 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7290/TRSUFICIENCIA_CH%c3%81VEZ%20ALEJOS.pdf?isAllowed=y&sequence=1 http://www.regionsanmartin.gob.pe/Consejo/actas_de_sesion/Acta%20N%204%20Sesion%2004del%20030406.pdf https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/3533632/GP-002-SGEN/001%20%E2%80%9CProducci%C3%B3n%20de%20Microformas%20de%20la%20SGEN/OGD%E2%80%9D%20primera%20versi%C3%B3n.pdf?v=1661274418 https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/3533632/GP-002-SGEN/001%20%E2%80%9CProducci%C3%B3n%20de%20Microformas%20de%20la%20SGEN/OGD%E2%80%9D%20primera%20versi%C3%B3n.pdf?v=1661274418 https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/3533632/GP-002-SGEN/001%20%E2%80%9CProducci%C3%B3n%20de%20Microformas%20de%20la%20SGEN/OGD%E2%80%9D%20primera%20versi%C3%B3n.pdf?v=1661274418 javascript:openDSC(2607170860,1,'0') javascript:openDSC(3124158674,1,'0') https://portal.inen.sld.pe/none/ https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/Record/RUNC_fe5fd80f6010065f70b440cf0c8a81be/Details https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/index.php/Record/UCVV_b09cf0a9dbc86b6cbd2b70e84ae0802f https://alicia.concytec.gob.pe/vufind/index.php/Record/UNJF_f2cc27b09506e827de39b595973fc32d/Details http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/8191/TSP-SALINAS%20PULCHA%20RAMIRO%20FRANCISCO%20-%20RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/8191/TSP-SALINAS%20PULCHA%20RAMIRO%20FRANCISCO%20-%20RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7832/TSP%20PELAEZ%20CORONEL%20LINA%20MARLITH%20RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7832/TSP%20PELAEZ%20CORONEL%20LINA%20MARLITH%20RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7335/TURNITIN_M%c3%81RQUEZ%20HUAM%c3%81N.pdf?isAllowed=y&sequence=3 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/7335/TURNITIN_M%c3%81RQUEZ%20HUAM%c3%81N.pdf?isAllowed=y&sequence=3 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/8022/TSP-NORIEGA%20DIAZ%20MARIA%20LOURDES-RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 http://repositorio.uigv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.11818/8022/TSP-NORIEGA%20DIAZ%20MARIA%20LOURDES-RP.pdf?isAllowed=y&sequence=1 https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/3297020/MEMORIA.pdf.pdf?v=1656352553 javascript:openDSC(3132197154,1,'0') javascript:openDSC(917161724,1,'0') javascript:openDSC(2582396736,1,'0') javascript:openDSC(825657459,37,'0') javascript:openDSC(825657459,37,'0') javascript:openDSC(825657459,37,'0') https://www.coursehero.com/file/92488679/Actividad-eje-1docx/ https://www.coursehero.com/file/74251212/PROYECTO-MODELO-PARA-INGECO-2016doc/ 2 DEDICATORIA A mi esfuerzo, dada las múltiples ocupaciones a las cuales tuve que hacerle espacio 3 AGRADECIMIENTO A la jefa del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín por permitirme acceder a las instalaciones del mismo y conocer de cerca su problemática y que ha generado el presente trabajo de investigación. 4 RESUMEN Y PALABRAS CLAVES El presente trabajo de suficiencia profesional titulado Propuesta de mejora en la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín del Departamento de San Martín, 2024, teniendo como objetivo principal el de Determinar la relación existente entre la existencia de un Archivero frente a un Fedatario Juramentado y la mejora de la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín, ya que el Archivo Institucional recibe cada año esos archivos de palanca completamente llenos de documentación, quien los inventaría y registra; y luego de ello procede a hacer un espacio físico dentro de su dependencia para poder ubicarlos según su clasificación en uno de los cuatro repositorios físicos del mismo debiendo existir mejoras a fin de mejorar la administración de toda la documentación, es por ello que se llegó a la conclusión que Existe una relación directa entre la existencia de un archivero frente a un Fedatario Juramentado y la mejora de la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín. Palabras clave: Archivos documentales, Archivo digital, Firma digital, Fedatario Juramentado, Líneas de Producción de Microformas Digital, Microarchivos 5 ABSTRACT AND KEYWORDS The present professional sufficiency work entitled Proposal for improvement in the document management of the Institutional Archive of the San Martín Regional Government of the Department of San Martín, 2024, having as its main objective to Determine the existing relationship between the existence of an Archivist in front of a Sworn Notary and the improvement of the document management of the Institutional Archive of the San Martín Regional Government, since the Institutional Archive receives each year those lever archives completely full of documentation, who would inventory and register them; and then proceeds to make a physical space within its dependency to be able to locate them according to their classification in one of the four physical repositories of the same, there must be improvements in order to improve the administration of all the documentation, that is why it was concluded that There is a direct relationship between the existence of an archivist in front of a Sworn Notary and the improvement of the document management of the Institutional Archive of the San Martín Regional Government. Keywords: Documentary archives, Digital archive, Digital signature, Sworn Notary, Digital Microform Production Lines, Microarchives 6 ÍNDICE GENERAL CARATULA…………………………………………………………..………………...i DEDICATORIA ii AGRADECIMIENTO iii RESUMEN Y PALABRAS CLAVES iv ABSTRACT AND KEYWORDS v ÍNDICE GENERAL vi INTRODUCCIÓN viii CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 9 1.1 Marco histórico 9 1.2 Bases teóricas 12 1.3 Marco legal 17 1.4 Antecedentes del estudio 19 1.5 Marco conceptual 22 CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 25 2.1 Descripción de la realidad problemática 25 2.2 Formulación del problema general y específicos 27 2.3. Objetivo general y específicos 28 CAPITULO III: JUSTIFICACION Y DELIMITACION DE LA INVESTIGACION 30 3.1. Justificación e importancia del estudio 30 3.2 Delimitación del estudio 32 CAPITULO IV: FORMULACION DEL DISEÑO 34 4.1 Diseño esquemático 34 4.2 Descripción de los aspectos básicos del diseño 34 CAPITULO V: PRUEBA DE DISEÑO 38 5.1 Aplicación de la propuesta de solución 38 7 CONCLUSIONES 40 RECOMENDACIONES 41 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 42 ANEXOS 47 8 INTRODUCCIÓN La presente investigación nace a partir de la evidencia que el archivo institucional del Gobierno Regional San Martín no recibiría más documentación de los órganos de su sede central hasta que se amplíe las instalaciones del mismo con más espacios ya que el mismo está su máxima capacidad, esta situación pone al descubierto un problema ya que estas áreas de archivos poseen pocos trabajadores archivísticos, los cuales al carecer de las maquinarias, recursos presupuestales y falta de capacitación por parte de la entidad, solo se dedican al sumo hacer el mantenimiento de la documentación que obra en el mismo. Al indagar en ellos porque no se digitaliza todo el archivo documental y se migra a un archivo digital mediante las microformas, lo microarchivos con un Fedatario Informático, advertí que no conocían de los mismos, pero si tenían conciencia que el uso de la tecnología en materia de archivo es muy importante y permitiría una mejor gestión de los mismos. Es por esa razón que la presente investigación pretende indagar que tan provechoso es seguir manteniendo un archivo físico frente a tener ya un archivo digital dentro del Archivo Institucional y en vía de proponer una mejora, postular a que se opte por un archivo digital frente a los archivos físicos. 9 CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 Marco histórico Mediante Ley 201 de 1906. Por la cual se crea el Dpto San Martín conformado por las Provincia de Huallaga, Moyobamba y San Martín. Publicada el 24 de setiembre de 1906. (Ley 201, 1906, Art. 1) Mediante Ley 24986 de 1989 se promulgó la Ley Orgánica de Creación del Gobierno Regional San Martin y otro, estableciendo que la misma la conforman las Provincias, Moyobamba, Rioja, Huallaga, Lamas, Mariscal Cáceres, San Martín, Bellavista, Picota y Tocache, entre otros. Publicada 21 de enero de 1989. (Ley 24986, 1989, Art. 2) Posteriormente la Sexta Disposición Complementaria de la Ley N° 26922 de 1998, derogó la Ley anterior; y mediante el artículo 12 de esta nueva ley creó los Consejos Transitorios de Administración Regional (CTAR) estableciendo que todos los CTAR tendrán como su sede la capital del departamento; y hace la precisión que la vigencia de dichos CTAR será hasta que queden constituidas las regiones. Y en el artículo 13 de esta nueva ley se indicó que se creaba el CTAR San Martín, entre otros. (Ley 26992, 1998, Art. 12, 13 y ss) Mediante de la Segunda Disposición Final de la Ley N° 27783, Ley de Bases de la Descentralización publicada en el Diario Oficial El Peruano el 20 de julio de 2002, se derogó la Ley indicada en el párrafo anterior; y mediante la Tercera Disposición Transitoria de esta nueva ley, se dispuso que la totalidad de los Consejos Transitorios de Administración Regional (CTAR) se desactivan y quedan extinguidas a más tardar el 31 de diciembre de 2002. 10 Mediante Ley N° 27867 de 2002 se dicta la Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales, la cual está vigente a la fecha y regula a todos los Gobiernos Regionales. (Ley 27867, 2002, Art. 1 y ss) Mediante Ordenanza N° 019-2022-GRSM/CR de 2022. Por la cual se instituye el Archivo Institucional que es la unidad de análisis del presente trabajo de suficiencia profesional y su gestión documental. (Ordenanza Regional N.° 019-2022-GRSM-CR, 2022) Se debe hacer presente que el Archivo Institucional es un órgano distinto del Archivo Regional. El Archivo Institucional recepciona, gestiona, recupera y custodia todo el acervo documentario que genera todos los órganos del gobierno regional mientras que el Archivo Regional recepciona, gestiona, recupera y custodia acervo documentario de otras entidades, como por ejemplo los archivos notariales, etc Acontece que el espacio físico del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín a la fecha se encuentra casi lleno de documentación lo que ha generado que no se reciba hasta nuevo aviso, nuevos acervos documentarios generados por los órganos del aludido Gobierno Regional. Un Archivo Institucional para que no se agudice y entre en crisis, debe haber siempre la eliminación la documentación que tenga más de 10 años y que no sea permanente, labor a cargo de un comité de eliminación de documentos que se conforma la alta dirección cada año para dicho efecto. Sin embargo, a pesar de existir ese mecanismo de eliminación de documentación no permanente, tampoco logra solucionar el problema de falta de espacios físicos para poder 11 almacenar nuevos acervos documentarios y por ende su falta de debida gestión documental de los mismos. Esta situación ha llevado a la Jefa del Archivo a informar a su superior jerárquico, mediante Informe N° INFORME Nº 001-2025-GRSM/AI de fecha 11 de febrero de 2025, que los cuatro (04) repositorios físicos o ambientes o cuartos que componen el Archivo Institucional están en su máxima capacidad y que el 80% de todo ese acervo documentario que está en su máxima capacidad corresponde fundamentalmente a información de valor permanente que no está sujeto a eliminación por parte del Comité de Eliminación de Documentos. Para poder medir y prever si existe o no, la necesidad nuevos repositorios la Jefatura del Archivo Institucional solicitó a los órganos de la sede central del GORESAM, le informe cuanto acervo documentario tienen pendiente de remitir al Archivo Institucional, dichos órganos le proporcionaron dicha información y en base a la indicada información, determinó que son 3,362 archivadores de palanca, 266 paquetes y 324 sacos, pendiente de recibir; sin embargo para recibir tal acervo documentario no tiene espacio físico ni estantes por lo que necesitarán de más espacio para que sean nuevos repositorios físicos. Se evidenció que el Archivo Institucional, tiene el acervo documentario en físico no lo tiene en Archivo Digital, lo que genera que ante nuevas remisiones de nuevos acervos documentarios por parte de los órganos de la sede central del GORESAM necesitaría obligatoriamente de más espacios físicos, de nuevos estantes, pc y de más personal, no pudiéndose dar una adecuada gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín. 12 1.2 Bases teóricas Según Razuri (2023) los almacenes o archivos de cualquier institución pública o entidad privada deben encontrarse en orden, limpios en anaqueles debidamente ubicados y con una base de datos que permita su fácil ubicación y extracción para el uso que la institución o entidad deseen darle pues la información que se guarda en estos lugares es tan importante como crucial no solo para el cliente o administrado sino también para la propia entidad o institución que al momento de ser requerida la información o contrastar datos importantes de la compra o venta se puede hacer sin problema alguno es esta situación la que permite conocer cómo se encuentra una entidad o institución cuando su archivo está debidamente organizado es aquí en donde muchas veces se deja de lado las mejoras constantes así como la debida organización o almacenamiento situación que ponen evidencia un problema a futuro pues documentos importantes así como bienes un expedientes no podrán ser encontrados fácilmente y los plazos para los cuales deben otorgarse simplemente se harán caso omiso. Para Vela (2023) Cada gobierno local regional debe tener un archivo debidamente organizado el cual contenga expedientes de los cientos de administrados que por año ingresan solicitudes requerimientos quejas denuncias y demás esta información la cual es crucial para determinar la existencia de un procedimiento administrativo muchas veces se encuentra en desorden sin el más mínimo cuidado ni mucho menos criterio para poder almacenar tales expedientes poniendo en desventaja a la propia institución pues ante una solicitud de acceso a la información pública simplemente estos no podrían cumplir con el requerimiento pues o el expediente ha sido extraviado o este se encuentra incompleto y esto se debe gracias a un mal manejo del archivo de documentos su almacén que posee toda esta gama de expedientes 13 Mediante Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI de 2017 se aprobó para todo el Estado Peruano, incluido los gobiernos regionales el modelo de gestión documental el cual es de cumplimiento obligatorio. (Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N.° 001-2017-PCM/SEGDI, 2017) Gallo (2011) no dice que la gestión de la documentación e información que tiene estar preparada para quien la utilizará, las cuales se pueden categorizar en tres tipos: Ambiental, Interna y Corporativa. Llega a indicar que la actual gestión documental no responde a las necesidades actuales de las organizaciones y que es necesario plantearse una nueva estrategia referido a gestión documental; y agrega que el mismo debe ser acorde a la misión del negocio y necesaria incorporación de la documentación papel físico a electrónico. (Gallo, 2011, pp. 15 y 16) Este tema de la gestión documental comprende la captura de toda clase de documentos sean estos físicos o electrónicos, su recuperación y almacenamiento, pero dada la cantidad de documentos que se generan día tras día, su almacenamiento es vital, por lo que si no se tiene una adecuada gestión de los mismos tal trabajo resultaría compleja. Una gestión documental debe permitir archivar documentos físicos y archivos electrónicos y sobre todo en la nube, ya que la misma ahora resulta menos onerosa que tener la necesidad de implementar infraestructura tecnológica interna propia, además la nube tiene más seguridad que la propia instalación. (La gestión documental. Definición, conceptos clave e importancia en la actualidad | Kyocera, s. f.) Según Paucar (2022) la realización de un correcto inventario que permita determinar no solo la cantidad de expedientes que se posee sino también los nombres números datos importantes materia administrativa y demás posibilita una fácil ubicación así como la 14 extracción de dicho expediente o documento de los almacenes o anaqueles de la institución permitiendo así satisfacer las necesidades del administrado de forma rápida y eficiente sin mucha demora ni mucho menos burocracia es más la propia administración podrá verse beneficiada con este adecuado orden o gestión respecto al archivo pues podrán ubicar documentos importantes que estos deseen para resolución de casos obtención de medio de pruebas documentos y demás es así que se debe manejar una base Excel así como un soporte electrónico que debe estar constantemente actualizado a fin de lograr una mejor administración de todos los documentos que se posee Esta teoría en nuestro país, está establecida en Decreto Legislativo N° 681 de 1991, el cual fue posteriormente modificado y también está desarrollado en su reglamento y sus modificatorias posteriores.(Diario Oficial El Peruano, 1991, Art. 1, 5 y 8) Esta teoría propugna que los acervos documentarios se conviertan como microformas, previo proceso de micrograbación, que es como la fábrica donde se obtiene el mismo, de tal manera que se pueda generar en la entidad un microarchivo institucional que es el conjuntos de microformas que no podrá ser objeto por nadie pues las mismas tiene valor legal para todos sus efectos; y del cual se pueda obtener microduplicados o que es lo mismo copias del mismo; donde interviene un Notario Digital, que es el Fedatario Juramentado que va elaborar y firmar digitalmente todas esas microformas, firma que le va a dar validez legal a todas esas microformas. Willians (2012) nos indica que, el avance acelerado de las TICS, está afectado a toda la sociedad y ese fenómeno no escapa a las organizaciones que tienen que gestionar su modo de archivar documentos históricos. Indica además que digitalizar permite almacenar y 15 preservar documentos históricos; que debe tener en cuenta las empresas que proveen el servicio de digitalización, el cual debe ser un modelo para lograr este tipo de preservación. Para Julca (2024) Cada gobierno local posee o realiza a diario diferentes actos administrativos para todos sus ciudadanos son estos quiénes diariamente presentan solicitudes requerimientos quejas y demás que hacen posible la creación de un expediente administrativo el cual sigue un curso un flujo constante dentro de la propia administración pasando de un área a otra a fin de tener y culminar con un acto administrativo el cual debe ser debidamente notificado cada área por la cual pasa deja por así decirlo una huella que son documentos del trabajo realizado generándose un cúmulo de documentos públicos los cuales brindan información poseen un contenido y una finalidad permitiendo así que el propio administrado sepa el proceso seguido en favor o en contra de este es esta información la que el estado pregona la cual debe ser gratuita y en el plazo establecido por ley cuando es debidamente solicitada Según Cárdenas (2020) Todo administrado tiene derecho al acceso de información poder lograr obtener datos importantes documentos copia simples o certificadas de expedientes administrativos así como información relevante sobre su caso o casos de otros a través de cartas poderes y la administración tiene la obligación de garantizar el cumplimiento de este derecho no puede simplemente negarse o argumentar un extravío de la documentación o expediente y demás sino por el contrario debe otorgar en el plazo establecido por ley la documentación requerida bajo sanción de denuncia y multa pues los peruanos merecemos un trato digno no solo en el aspecto personal sino también en el aspecto documental debe existir un orden un control adecuado y sobre todo un manejo eficiente del archivo o almacén de la institución 16 Para Bardales (2024) es probable ver en la diferentes instituciones públicas o entidades privadas áreas de archivos llenos de polvo desordenados con anaqueles deteriorados sin un control debido de orden y demás aspectos que en suma son negativas para la institución y que aparentemente no resulta ser perjudicial muchas veces logra causar dificultades en la obtención de expedientes documentos así como el extravío de los mismos y a pesar de tener una base en algún soporte electrónico el documento físico no se encuentra causando perjuicios a la institución y sobre todo el propio administrado situación que debe evitarse debiendo realizarse una adecuada gestión documentaria así como un correcto almacén de los documentos en el archivo de la institución pública o privada Según Alvarado y Sandoval (2020) la aplicación del ciclo Deming es un área de almacén o archivo permite no solo un orden sino también una limpieza un trabajo constante y sobre todo un criterio que permita mejorar el trabajo realizado a través de actos eficientes respecto a esta área la cual es de suma importancia para la institución o entidad que busque mejorar y maximizar sus acciones pues si se tiene un archivo o almacén sin el cuidado debido simplemente no se podrán ubicar ni los productos para los diferentes clientes o los documentos para cada uno de los administrados es por ello que debe existir o aplicarse de forma recurrente este método a fin de lograr mejora resaltantes y un trabajo eficiente En beneficio de todos Para Gallegos (2023) el archivo de los diferentes gobiernos locales o regionales de un país deben encontrarse debidamente ordenado limpio con fácil acceso con una base de datos debidamente estructurada y actualizada que permita la rápida ubicación y extracción del documento que se requiere son estos aspectos lo que necesita un archivo a fin que la institución se encuentre con procedimientos más rápidos eficientes y controlados que no 17 origine conflictos ni problemas para el administrado por el contrario que ante cualquier solicitud o requerimiento de información Se le puede otorgar de forma rápida y eficiente y si es que cada área quisiera la documentación el archivo podría brindárselo sin problema alguno es aquí en donde cada documento que sale o ingresa debe estar debidamente organizado y sentado en las bases electrónicas a fin de poder ubicarlo cuando se encuentre fuera del propio archivo es decir en áreas operativas en donde utilizan la documentación para emitir nuevos actos administrativos 1.3 Marco legal Los aspectos legales que van a tomarse en cuenta en el presente trabajo son los que a continuación se indican, los cuales tienen relación con la presente, precisando que este estudio es dentro de la Administración Pública: Ley 25323 de 1991 se instituyó el Sistema Nacional de Archivos que tiene por objeto integrar todos los archivos estatales garantizando la conservación organización del patrimonio documental del país. Publicado el 11 de junio de 1991; y sus posteriores modificatorias de dicha ley, por otra ley y otro decreto legislativo. (Ley 25323, Art. 1) Decreto Legislativo 681 de 1991, mediante el cual se regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo documental. Publicado el 14 de octubre de 1991; y sus posteriores modificatorias introducidos a dicho decreto legislativo, por otras leyes y decretos legislativos hasta la fecha.(Decreto Legislativo No 681) Decreto Supremo 009-92-JUS de 1992 mediante el cual se aprobó la forma de aplicar el Decreto Legislativo 681. Publicado el 27 de junio de 1992; y sus posteriores modificatorias 18 introducidas a dicho decreto supremo, por otros decretos supremos hasta la fecha. (Decreto Supremo No 009-92-JUS) Decreto Legislativo 1412 de 2018 que aprueba el Gobierno Digital. Publicado el 13 de setiembre de 2018; y sus posteriores modificatorias introducidos a dicho decreto legislativo, por otra ley hasta la fecha. (Decreto Legislativo 1412) Decreto Supremo 01-2000-JUS del 2000, que aprueba la forma como se debe usar las tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información en organizaciones públicas y privadas. Publicado el 26 de marzo de 2020 en la sección Normas Legales del Diario Oficial El Peruano. Resolución Jefatural N° 00107-2023-AGN/JEF de 2023 aprobó la Directiva N° 001- 2023-AGN/DDPA, que regula la administración de los archivos en todo el Estado. Publicada el 22 abril de 2023. (Resolución Jefatural N° 000107-2023-AGN/JEF) Resolución Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales N° 0070-97- INDECOPI-CRT de 1997, que, aprueba los requisitos, condiciones y demás para otorgar la Certificación de Idoneidad Técnica del Sistema de Producción de las Microformas. Publicada el 16 de enero de 1998. (Resolución Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales N°0070-97-INDECOPI-CRT de 1997) Resolución Jefatural 000196-2023-AGN/JEF, que aprobó la Directiva 003- 2023- AGN/DDPA sobre la valoración de documentos archivísticos digitales. Publicada el 10 de agosto de 2023. (Resolución Jefatural N° 000196-2023-AGN/JEF) 19 Resolución Jefatural N° 00242-2018-AGN-J, que aprobó la Directiva 001-2018- AGN/DAI sobre la forma de eliminación de documentos del archivo en el sector público. Publicada el 28 de octubre de 2018. (Resolución Jefatural No 00242-2018-AGN-J) Resolución Jefatural N° 00214-2019-AGN-J que aprobó la Directiva 012-2019- AGN/DDPA sobre la forma de valoración documental en entidades estatales. Publicada el 08 de abril de 2019. (Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN-J, s. f.) Resolución Jefatural 304-2019-AGN-J, que aprobó la Directiva 001- 2019-AGN/DC sobre la metodología y forma para conservación archivística en entidades estatales. Publicada el 05 de enero de 2020. (Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN-J, s. f.) Resolución Directoral 00016-2015-INACAL/DN del 2015, que aprobó la Norma Técnica Peruana 392.030-2:2015, que indica como se debe fabricar y conservar las MICROFORMAS.(Resolución Directoral No 00016-2015-INACAL/DN.pdf.pdf, s. f.) 1.4 Antecedentes del estudio Antecedentes Nacionales Segun Yaranga (2025) en su tesis titulada, Gestión archivística y digitalización de documentos en el Instituto Tecnológico de la Producción, Callao 2023”, tuvo como objetivo el de Determinar si existe relación entre la gestión archivística y la digitalización de documentos en el Instituto Tecnológico de la Producción, Callao, 2023, asimismo dicha investigación utilizó el enfoque cuantitativo, lo hizo de modo básico, fue no experimental y un nivel 20 correlacional. Usó encuesta. La muestra fue la población total que era de 50 trabajadores del citado Instituto tecnológico es por ello que se llegó a la conclusion que la existencia de relación entre la gestión archivística y digitalización de documentos. Para Giraldo (2024), en su tesis titulada, “La gestión documental y la eficiencia organizacional de los colaboradores de los municipios de Lima Metropolitana, 2023”, tuvo como objetivo el de analizar la relación que existe entre la gestión documental y la eficiencia organizacional de los trabajadores de las municipalidades distritales de Lima durante el año 2023, asimismo dicha investigación utilizó una metodología básica y no experimental. Usó como técnica una encuesta y dos cuestionarios: uno de autoevaluación y otro cuestionario para consultar acerca de la eficiencia organizacional. La muestra fue la población total que era de 218 trabajadores pertenecientes a 25 municipalidades de Lima Metropolitana., llegando a la conclusión que si se hace una alta gestión documental en las entidades mayor será la eficiencia organizacional de los trabajadores de las municipalidades. Según Fernández (2023), en su tesis titulado “Gestión documental y su relación con el archivo digital del servicio administrativo tributario de Cajamarca, 2020”, teniendo como objetivo el de determinar la existencia o no de relación entre la gestión documental con el archivo digital del servicio administrativo de índole tributario, además dicha investigación utilizó una metodología inductiva deductiva básica y su diseño fue no experimental. Usó como técnica la encuesta. La muestra fue de 92 personas, llegando a la conclusión que existe relación importante entre la gestión documental con el archivo digital del servicio administrativo tributario. Para Baldeos (2021), en su tesis titulada, “Estrategias administrativas y el sistema de gestión documental en la gerencia de infraestructura del Gobierno Regional de Lima”, tuvo 21 como objetivo el de determinar si existe o no alguna relación entre las estrategias administrativas y el sistema de gestión documental en la citada gerencia, asimismo dicha investigación fue de tipo cuantitativo, correlacional y no experimental de corte transversal. Usó la técnica de encuesta. La muestra estuvo compuesta por 80 personas (trabajadores y funcionarios) de la aludida gerencia, llegando a la conclusión que la referida gerencia de dicho ente regional presenta dificultades en la administración de sus estrategias administrativas; y por ese motivo, no cuenta con una adecuada gestión documental. Antecedentes Internacionales Según Barajas (2023), en su tesis titulada “Propuesta de mejora para la gestión documental del área de proyectos de la empresa Mirs Latinoamérica S.A.S”, tuvo como objetivo el de proponer acciones correctivas a la gestión documental de la indicada empresa, asimismo utilizó un enfoque cualitativo y diseño no experimental. Usó el método inductivo. Revisión documental (libros, revistas, prensa, revistas científicas, materiales digitales y audiovisuales como videos, películas y acceso a datos obtenidos en la biblioteca de la Universidad Los Andes), llegando a la conclusión que, si dicha empresa adopta una gestión documental de valor, le evitará conflictos legales; ya que si no lo hace se expondrá a problemas legales. Para Morales (2020), en su tesis titulada, “Propuesta metodológica de valoración documental para la administración pública ecuatoriana Aplicación en la Empresa Pública Unidad Nacional de Almacenamiento UNA EP”, teniendo como objetivo el de generar una propuesta estandarizada en materia de evaluación documental y que la misma sea usada por todas las instituciones estatales del Ecuador, dicha investigación utilizó un enfoque cualitativo y diseño no experimental. Usó el método inductivo. Revisión documental, llegando a la 22 conclusión que no existe uniformidad de criterio y procesos en el manejo de los documentos pues la normativa ecuatoriana deja al criterio de cada entidad, por lo que urge realizar una estandarización de los procedimientos a fin de facilitar el procesamiento de información de cada entidad. Según Guerrero (2022) en su tesis titulada, “Propuesta de procedimiento de preservación digital basado en OAIS para archivo patrimonial UC”, tuvo como objetivo el de tratar la ausencia de un procedimiento para la preservación digital en la dependencia del archivo UC, asimismo la investigación aplicó un método cualitativo, de alcance descriptivo y diseño no experimental, haciendo uso de revisión documental nacional y extranjera; a partir de la cual determinó una propuesta de política de preservación digital, llegando a la conclusión que la necesidad de preservar la documentación mediante un procedimiento que se debe realizar en el Archivo Patrimonial UC. 1.5 Marco conceptual Se plantearon como conceptos los siguientes términos: Fedatario Juramentado. - Es la persona que ha seguido y aprobado el curso para desempeñar la función de Fedatario Juramentado. Este curso tiene que previo su dictado tiene que ser aprobado por el Ministerio de Justicia. Por ejemplo, este año 2025, se está dando ese curso. según se puede verificar del link siguiente con el nombre de Convocatoria Abierta. (Colegio de Abogados de Lima, 2025) Gobierno regional. - Es aquella institución del estado que posee autonomía política económica y administrativa y que busca la satisfacción de todos los ciudadanos y demás 23 distritos que se encuentren dentro de su territorio permitiendo tener las facultades suficientes y necesarias para organizar y determinar aspectos propios de la administración. (Vela, 2023) Área de archivo Es el área en donde se almacenan documentación sea pública o privada debidamente ordenada y estratificada permitiendo un fácil acceso ubicación y extracción de la documentación que se desea. (Razuri, 2023) Administrado. - Es aquel ciudadano que interactúa con la administración pública a través de solicitudes pedidos reclamos denuncias y demás actos en las cuales el derecho y obligación del ciudadano, así como de la institución permite la creación de expedientes administrativos y actuaciones que merecen un resguardo y protección de vida. (Cárdenas, 2020) Plan de mejora. - Son el conjunto de acciones que permiten a un área determinada de alguna empresa o institución pública mejorar falencias o deficiencias que se poseen permitiendo un avance constante, así como resultados en tiempos preestablecidos que garanticen un adecuado trabajo. (Paucar, 2022) Cruce de información. - Es la acción que permite intercambiar información de diferentes áreas a fin de utilizarlo En beneficio del cliente o administrado teniendo esta información estar debidamente estructurada para un fácil acceso y comprensión. (Julca, 2024) Microformas: Es un documento convertido a forma digital o documento digital convertido a otro digital, pero ambos firmados por un Fedatario Juramentado. (Decreto Legislativo 681 de 1991, inciso 1 del artículo 1) 24 Micrograbación. - Es el proceso que se realiza el Fedatario Juramentado para obtener las microformas, esto es la digitalización de documento físico a digitales; o digital a digital. (Decreto Legislativo 681 de 1991, inciso 3 del artículo 1) Microduplicado. - Es una reproducción exacta de un documento que está en una microforma. (Decreto Legislativo 681 de 1991, inciso 2 del artículo 1) Microarchivo. - Es un conjunto de microformas contenido en un soporte informático. (Decreto Legislativo 681 de 1991, inciso 4 del artículo 1) Servidor público. - Es el trabajador que se encuentra supeditado de una institución pública y que realiza sus servicios con la finalidad de satisfacer los intereses del administrado debiendo realizar gestiones adecuadas y debidas según su reglamento interno. (Gallegos, 2023) 25 CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1 Descripción de la realidad problemática Gobierno Regional San Martín tiene varias unidades ejecutoras y también dependencias de línea y órganos de asesoramiento. Todos estos órganos generan diversas documentaciones a la cual se le llama acervo documentario. Estos documentos cada vez que se acumulan en sus áreas de origen, las mismas los derivan al archivo institucional el cual los recibe, los organiza, los registra, los custodian y posteriormente le dan el mantenimiento, separándolos entre documentos permanentes, documentos transitorios y documentos históricos. Acontece que toda esa documentación que se ha remitido el archivo institucional ha generado casi toda la ocupación física de los cuatro (04) ambientes del mismos que se les conoce como repositorios, conforme es de verse de las imágenes que a continuación pongo para la visualización res El archivo institucional al determinar que las áreas del gobierno regional tienen más acervo documentario pendiente de remitir al archivo institucional conforme se indica a continuación: Dependencia Unidad de Archivamiento Archivadores Paquete s Sacos 1. Secretaria General 19 10 2. Gerencia Regional de Desarrollo Económico 129 47 26 3. Gerencia Regional de Infraestructura 767 4. Sub Gerencia de Estudios y Obras 462 5. Sub Gerencia de Supervisión y Liquidación de Obras 503 6. Gerencia Regional de Planeamiento y Presupuesto 547 17 7. Sub Gerencia de Plan. Estratégico y Estadística Reg. 89 16 8. Sub Gerencia Regional de Desarrollo Institucional 102 28 9. Sub Gerencia de Programación Multianual de Inv. 624 16 277 10. Oficina Gestión de las Personas 80 11. Oficina de Trámite Documentario 16 12. Secretaría del Consejo Regional 404 100 Total 3662 archivadores 267 paquete s 324 sacos (Este cuadro ha sido tomado del Informe Nº 001-2025-GRSM/AI) La jefatura del archivo al advertir toda esa nueva documentación pendiente por recepcionar, ha pedido mediante el Informe Nº 001-2025-GRSM/AI a su inmediato superior que gestiones ante la alta dirección que se habilite nuevos espacios, la compra de estantes metálicos y la construcción de ambientes como nuevos repositorios para poder recibir toda la nueva documentación pendiente de recibir de las áreas indicadas en la matriz precedente. 27 Además, ante la falta de recursos presupuestales que permita digitalizar todo ese acervo documentario, los trabajadores del archivo institucional sólo pueden dedicarse a realizar la reparación y mantenimiento físico de la documentación archivística para garantizar su conservación, conforme se puede apreciar de la imagen que se adjunta: Trabajadores realizando la reparación y mantenimiento físico de la documentación Por el momento se privilegia el archivo físico con más ocupación de áreas y construcción de infraestructura. No hay archivo digital. Lo que no implica necesariamente la inexistencia de control de dicha documentación mediante documentos de word y de excell. Si se concede más construcción esa medida no soluciona el problema, pues va acontecer que nuevamente se va ocupar esos nuevos espacios y nuevamente se va solicitar más espacios físicos, incurriendo en un círculo vicioso de nunca acabar, por lo que se debe optar por el archivo digital con microformas y microarchivos que permitan al final toda la documentación física migrar a digital y luego se pueda eliminar y quedarse sólo con microarchivos firmados y avalo por el Fedatario Juramentado. 2.2 Formulación del problema general y específicos Se plantearon como problemas de investigación los siguientes: Problema General ¿Qué relación existe entre la propuesta de mejora a través del ciclo Deming y la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín ? 28 ¿Qué relación existe entre las labores que realiza un archivero frente a un Fedatario Juramentado conocedor del área de archivo y la mejora de la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín? Problemas específicos ¿Qué relación existe entre un archivo físico convencional y el archivo con las micrograbaciones efectuadas por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín? ¿Qué relación existe entre un archivo conglomerado de documentos en desorden y un archivo con las microformas efectuadas por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín? ¿Qué relación existe entre un archivo físico convencional y un archivo físico con los microduplicados efectuados por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín? 2.3. Objetivo general y específicos Objetivo general Determinar la relación existente entre la existencia de un Archivero frente a un Fedatario Juramentado y la mejora de la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín. Objetivos especificos 29 Determinar la relación existente entre las labores que realiza un archivero frente a un Fedatario Juramentado conocedor del área de archivo y la mejora de la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín Establecer la relación existente entre un archivo físico convencional y el archivo con las micrograbaciones efectuadas por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín Determinar la relación existente un archivo conglomerado de documentos en desorden y un archivo con las microformas efectuadas por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín. Determinar la relación existente entre un archivo físico convencional y un archivo físico con los microduplicados efectuados por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín 30 CAPITULO III: JUSTIFICACION Y DELIMITACION DE LA INVESTIGACION 3.1. Justificación e importancia del estudio Todas las organizaciones públicas y privadas generan documentación productos de sus actividades; esa documentación muchas veces o casi siempre están plasmadas en documentos físicos (papeles como por ejemplo, planillas, comprobantes de pago, documentos de proyectos, etc) los cuales con el transcurso del tiempo esos documentos van generando un acervo documentario el cual contiene información trascendente que debe permanecer en custodia o estar la misma un determinado tiempo o que no reviste importancia que pueda ser eliminada (por ejemplo cartas, oficios, etc). Todo ese acervo documentario ocupa espacios o áreas dentro de las instalaciones de la organización pública o privada. Frente a esto surge la pregunta por qué es conveniente estudiar el problema planteado, porque no es suficiente que para solucionar la falta de espacio físico se tenga que dotar de más áreas, cuando estamos en la era digital cuando todo ese acervo documental puede pasar a microformas y con ello crear microarchivo con valor legal ¿Para quién es conveniente este estudio? Este estudio es conveniente para todas aquellas organizaciones públicas y privadas que quieran convertir todos sus archivos físicos en archivos digitales con valor legal, fundamentalmente para entidades del Estado que aún no lo hacen pese a existir autorización legal para ello, como el Archivo Institucional del referido gobierno regional, entre otros. Es importante este estudio porque busca en proponer una mejora en la gestión documental del Archivo Institucional de este gobierno regional y que también puede servir a otras entidades publicas 31 Justificación teórica La presente investigación ha acumulado información relevante de diferentes autores de fiestas y tratadistas los cuales han podido permitir comprender como una inadecuada gestión en el área de archivo permite el desorden así como el perjuicio no solo en la institución sino a cada uno de los administrados pues los documentos solicitados o que sirven para los diferentes trámites son difícilmente encontrados y lo que es peor no existe una custodia o protección de los mismos perjudicando a la administración pública y los fines que esta posee Justificación práctica A través de la aplicación del plan propuesto el área de archivo del gobierno regional permitirá una mejora constante así como un beneficio directo a todo administrado que pretende realizar sus trámites de forma rápida y eficiente viéndose comprometidos a una mejora constante por parte de los funcionarios y servidores a cargo situación que pondría en ventaja a todos los ciudadanos que se encuentren en constante relación con la administración pública por ello que ante un problema interno o de gestión debe siempre asistir una solución rápida y eficiente. Justificación metodológica La presente investigación ha seguido Los parámetros exigidos por la Universidad Inca Garcilaso de La Vega permitiendo lograr aspectos resaltantes y acumulación de información que puede ser citada y utilizada como referencia para futuras investigaciones pues se tuvo como objetivo una mejora en el área de archivo de una institución pública que beneficiaría a toda la población 32 Importancia del estudio El presente estudio es importante ya que se analiza una realidad actual en la cual se encuentra el gobierno regional del departamento de San Martín....., respecto al área de archivo debiendo hallarse soluciones rápidas y eficientes las cuales se encuentran prestas a formarse a fin de garantizar mejoras constantes si bien la realidad muchas veces no es la esperada a pesar de encontrarse con años de labores por otros funcionarios y servidores la gestión pública a cargo debe romper paradigmas y mejorar la situación en la que el área de archivos se encuentra utilizando actos de modernización así como de inversión que permitan que existan profesionales que realicen trabajos con eficiencia de esta forma lograr planes de trabajo que beneficien a la institución y a los administrados Como ciudadanos peruanos estamos pendientes de mejora nos encontramos siempre sometidos a una administración pública que poco mucho busca mejorar por el contrario intentan a través de actos impropios de todo funcionario evadir sus responsabilidades cuando esto no debería darse es por ello que al conocer la problemática planteada la solución que se busca es la más idónea y que permitiría resultados positivos para el gobierno regional 3.2 Delimitación del estudio Delimitación territorial La presente investigación se realizó en Las instalaciones del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín, ubicado en la ciudad de Moyobamba, departamento San Martín, lugar en donde se evidencia una necedad de intervención y de apoyo para mejora, pues si bien existe una gran cantidad de expedientes administrativos y cientos de tramites de 33 administrados, estos deben tener un orden y sobre todo sentarse en bases que permitan su correcta ubicación y extracción. Delimitación temporal La presente investigación se realizó en el año 2024periodo en el cual ha existido una solvencia económica administrativa y política necesaria que ha hecho posible que las diferentes instituciones del Estado operen sin problemas o dificultad alguna realizando sus trámites administrativos así como estos, en beneficio de todos los administrados, es aquí en donde ante tal apremiante situación social e institucional se aprecian un problema en el área de archivo el cual necesita de una intervención urgente para poder mejorarlo y llegar a la posibilidad de optimización a través de la aplicación del ciclo Deming. 34 CAPITULO IV: FORMULACION DEL DISEÑO 4.1 Diseño esquemático Se utilizará la metodología causa raíz del problema de estudio de este trabajo, o como se le conoce la espina de pescado o diagrama de Ishikawa, el cual se grafica de la siguiente manera: Tomado de (Diagrama_Ishikawa-libre.pdf, s. f.) Debe entenderse que la frase o palabra “defecto” que contiene el grafico anterior, se refiere al problema cuyas causas y subcausas se quieren encontrar. Conviene indicar que en la presente investigación sólo se tomará las causas principales que generan el problema. Una vez determinado las causas del problema utilizaremos la metodología de Deming 4.2 Descripción de los aspectos básicos del diseño Aquí aplicamos la metodología causa efecto Luego de la visita a las instalaciones del archivo institucional pude conocer que la misma tiene cuatro ambientes físicos al cual denominan “repositorio” al cual le han asignado 35 las letras del abecedario y en los cuales se destinan las siguiente documentación, conforme lo indica el Informe Nº 001-2025-GRSM/AI que se está adjuntado como anexo, estos repositorios son: Repositorio A: contiene la siguiente documentación: ✔ planillas de remuneraciones ✔ planillas de pensiones ✔ boletas de pago ✔ comprobantes de pago Repositorio B; contiene la siguiente documentación: ✔ Resoluciones Ejecutivas Regionales ✔ Resoluciones Gerenciales Generales Regionales ✔ Resoluciones Gerenciales Regionales ✔ Resoluciones Directorales Regionales Administrativas ✔ Contratos Locación de Servicios ✔ Contratos Administrativos de Servicios CAS ✔ Convenios marco, convenios interinstitucionales y convenios específicos. ✔ Contratos Gerenciales Regionales ✔ Contratos de Obras 36 ✔ Acuerdos Regionales ✔ Ordenanzas Regionales ✔ Expedientes de Inspección – Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo ✔ Informes Legales Repositorio C; contiene la siguiente documentación: ✔ perfiles y expedientes técnicos de obras ✔ Expedientes de Liquidación Física y Financiera de obras ✔ Transferencia de obras ✔ Expedientes de Supervisión de Obras Repositorio D; contiene la siguiente documentación: ✔ correspondencia de diferentes dependencias del Gobierno Regional San Martín. El archivo institucional no posee escaneadora de gran volumen que le permita digitalizar la documentación que recibe, lo que no implica que no cuente con la herramienta que le permita registrar toda la documentación que recibe. Luego de la entrevista que tuve con los trabajadores en la fecha que hice la visita a las instalaciones del mismo, pude conocer que no conocían las microformas, la micrograbación y ni los microarchivos, tampoco a que se dedican los Fedatarios Juramentados. 37 Tampoco tiene acceso a internet, menos se tiene contratado el servicio de almacenamiento en la nube, por el momento todo se guarda en un archivo compartido Elaborado por mi persona sobre la base de la metodología de Ishikawa Como se puede ver de la metodología empleada se nos permite visibilizar las causas de que los repositorios físicos del Archivo Institucional estén llenos de papel que sólo se conserva Recursos humanos Instalaciones Falta de Fedatario Juramentado Repositorios físicos a su máxima capacidad Desconocimiento de microforma y microarchivos Archivo Institucional lleno Carencia de escaneadora Carencia de licencia para uso de la nube Tecnología Maquinarias 38 CAPITULO V: PRUEBA DE DISEÑO Una vez determinada las causas que genera el problema de investigación corresponde aplicar la otra metodología que considero apropiada y es la de Deming, para poder logra migrar de archivo físico a archivo digital. 5.1 Aplicación de la propuesta de solución Una vez encontrado las causas del problema utilizamos las 4 fases del ciclo de Deming, que son: 1) Planificar 2) Hacer 3) Verificar y 4) Actuar. Conforme se indica en (Prisma, 2025) PLANIFICAR Lo que se debe hacer en este punto es que la oficina de recursos humanos debe considerar dentro de su plan de capacitación que el personal del archivo institucional se capacite en curso que le permita posteriormente acceder al título de Fedatario Juramentado, a fin que pueda conocer las bondades de convertir todo el acervo documentario que custodia y repara a fin de convertirlos en microformas y también con los mismos crear microarchivos HACER Lo segundo es que los mismos deben aprobar el curso antes señalado a fin que puedan obtener el título de Fedatario Juramentado y posteriormente puedan generar las microformas y 39 fírmalos digitalmente así como crear el microarchivo y además expedir microduplicados a quienes requieran contar con dichos documentos, estos pueden ser de papel a digital y de digital a otro digital los cuales tendrán valor incuestionable para todo efecto (Heredia, 2015, p. 1) VERIFICAR Lo tercero es que, una vez convertido todo el acervo documentario físico en formato digital, verificar mediante muestra aleatoria, que los mismos sean exacta reproducción de su original ACTUAR Lo cuarto será la eliminación de toda la documentación física que obran en los repositorios físicos del Archivo Institucional que ya fue digitalizada por el Fedatario Juramentado, con lo cual se recupera el espacio físico de los repositorios llenos. 40 CONCLUSIONES De lo expuesto se arriba a las siguientes conclusiones: 1) Existe una relación directa entre la existencia de un archivero frente a un Fedatario Juramentado y la mejora de la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín. 2) Existe una relación directa entre las labores que realiza un archivero frente a un Fedatario Juramentado conocedor del área de archivo y la mejora de la gestión documental del Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín 3) Existe una relación directa entre un archivo físico convencional y el archivo con las micrograbaciones efectuadas por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín 4) Existe una relación directa un archivo conglomerado de documentos en desorden y un archivo con las microformas efectuadas por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín. 5) Existe una relación directa entre un archivo físico convencional y un archivo físico con los microduplicados efectuados por el Fedatario Juramentado en el Archivo Institucional del Gobierno Regional San Martín 41 RECOMENDACIONES 1) La alta dirección del Gobierno Regional, debe considerar capacitar a la brevedad a todos los trabajadores del Archivo Institucional en el uso de las tecnologías avanzadas en materia de archivo documental digital. 2) La alta dirección del Gobierno Regional debe considerar a la brevedad contratar y tener dentro del Archivo Institucional a un Fedatario Juramentado que pueda generar y producir las microformas y los microarchivos de toda la documentación física que obran en el aludido Archivo Institucional. 3) Se debe migrar de archivo físico a archivo digital mediante la generación de microformas, estableciendo un cronograma de fechas, con lo cual se descongestiona los repositorios físicos que a la fecha están en su máxima capacidad. 4) Una vez migrado todo el acervo documentario físico a digital, se debe eliminar toda la documentación administrativa de los repositorios A, B, C y D que no sea histórica ni permanente. 42 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Alvarado Carranza, C. 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