UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA Facultad De Ingeniería Administrativa e Ingeniería Industrial CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA INDUSTRIAL “PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCEDIMIENTO DE BAJAS Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS BIENES ENCONTRADOS EN EL ALMACEN DEL MINISTERIO DE EDUCACION A FIN DE MEJORAR SU GESTION “ MODALIDAD: TRABAJO DE SUFICIENCIA PROFESIONAL PRESENTADO POR: BACHILLER KATHERINE PIERINA MONTES LOBATON PARA OPTAR EL TITULO PROFESIONAL DE INGENIERO INDUSTRIAL 2019 2 DEDICATORIA Doy gracias a Dios por cada día, a mi hijo que es mi motor y motivo para crecer y dar lo mejor de mí, a mis padres porque son mis referentes de vida, que gracias a su apoyo incondicional he podido lograr cada meta que me he propuesto, y a mi compañero de vida por su comprensión y motivación. Gracias a todos por su sincero amor. 3 INDICE Dedicatoria .........................................................................................................2 RESUMEN ..................................................................................................5 PALABRAS CLAVES ..................................................................................5 Introducción .......................................................................................................6 Capitulo 1. Introducción y antecedentes de la empresa .....................................8 1.1. Datos generales ....................................................................................8 1.2. Nombre o razón social de la empresa: ..................................................8 1.3. Ubicación de la empresa .......................................................................8 1.4. Giro de la empresa ..............................................................................10 1.5. Tamaño de la empresa .......................................................................10 1.6. Breve reseña histórica de la empresa .................................................10 1.7. Organigrama de la empresa ................................................................13 1.8. Misión, Visión y Política.......................................................................18 1.9. Misión: ................................................................................................18 1.10. Visión: ..............................................................................................18 1.11. Política: ............................................................................................18 1.12. Servicio y clientes ............................................................................19 1.13. Servicios: .........................................................................................19 1.14. Clientes: ...........................................................................................20 1.15. Premios: ..........................................................................................20 1.16. Relación de la empresa con la sociedad ..........................................23 Capítulo 2. Definición y justificación del problema ...........................................25 2.1. Descripción del área analizada: ..........................................................25 2.2. Antecedentes y definición del problema ..............................................28 2.2.1. Antecedentes: ..................................................................................28 2.2.2. Definición del Problema ...................................................................29 2.2.2.1 Síntomas: .........................................................................................29 2.2.2.2 Causas: ............................................................................................29 2.3. Objetivos: general y específico............................................................33 2.3.1. Objetivo General ..............................................................................33 2.4. Justificación ........................................................................................33 2.5. Alcances y limitaciones: ......................................................................34 4 2.5.1. Alcances ..........................................................................................34 Capítulo 3. Marco Teórico ...............................................................................35 3.1. Antecedentes ......................................................................................35 3.2. Definiciones: .......................................................................................36 Capítulo 4. Metodología de investigación .........................................................44 4.1. Metodología de la investigación ..........................................................44 4.2. Etapas de la “METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA” D.S. 007-2011 – PCM. ..................................................46 4.3. Técnicas e instrumentos de recolección de datos. ..............................48 Capítulo 5. Análisis crítico y PLANTEAMIENTO DE alternativas .....................50 5.1. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad ..................................50 5.2. La Mejora de procesos ........................................................................51 5.3. D.S. N° 007-2011- PCM ......................................................................51 Capítulo 6. Justificación de la solución escogida ..............................................53 6.1. Justificación de la solución escogida ...................................................53 6.2. Desarrollo de la propuesta: .................................................................54 6.2.1. Etapa II: Diagnostico ........................................................................54 6.2.2. Etapa III – Rediseño ........................................................................79 Capítulo 7: IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA .....................................99 7.1. Calendario de actividades y recursos ....................................................99 7.2. Presupuesto ........................................................................................ 100 CapítuLo 8: Conclusiones y recomendaciones............................................... 104 8.1. Conclusiones ....................................................................................... 104 8.2. Recomendaciones ............................................................................... 105 8.3. Glosario ............................................................................................... 106 ANEXO .......................................................................................................... 107 5 RESUMEN El presente proyecto de mejora sobre el Procedimiento de Baja y Disposición final, busca aclarecer las normativas vigentes, con la finalidad de que los usuarios puedan definir el tratamiento de sus bienes, sin el temor a ser auditados posteriormente; así también se ha considerado oportunidades y reducciones en costos y tiempos para realizar el presente procedimiento. PALABRAS CLAVES INVENTARIO NORMATIVA COSTO DE ALMACENAJE OBJETO DE BAJA DISPOSICION FINAL 6 INTRODUCCIÓN El presente proyecto tiene como objetivo brindar una propuesta de mejora del procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su Gestión. Al tratarse de una propuesta de mejora que se realizará en una Entidad del Estado, se ha visto conveniente realizar la “Metodología de la Simplificación Administrativa” aprobado mediante Decreto Supremo 007-2011 – PCM, donde se estable seis (6) grandes etapas: Preparatoria, Diagnóstico, Rediseño, Implementación, Seguimiento y Evaluación; y Mejoramiento continuo y sostenibilidad. A través de las Etapas II y III, se ha podido realizar un diagnóstico crítico y metódico del procedimiento de baja y disposición final de los bienes almacenados, permitiendo realizar mejoras, con la finalidad de contribuir con la conservación de los bienes y velar por los recursos de la entidad, y sobre todo poder realizar el mejoramiento continuo. El Ministerio de Educación tiene competencia en materia de educación, deporte y recreación, y en las demás que se le asignen por ley, ejerciendo sus competencias a nivel nacional, con recursos de estado. El diagnóstico de la problemática se ha basado en una evaluación de las existencias que se encuentran en el almacén, identificando la falta de rotación de algunos bienes con más de 03 años de antigüedad, que al realizar la operación a lo interno permitió identificar que existen bienes que se encontraban en mal estado, generando altos costos de almacenaje y espacios innecesarios en el almacén del Ministerio de Educación. Las entrevistas con las áreas usuarias y con los responsables de cada almacén, permitió poder identificar cual era el cuello de botella que no permitía culminar los bienes con objeto de bajas, se pudo identificar las funciones que se encuentran definidas en el Reglamento de Organización y Funciones para las áreas usuarias como: La Oficina de Relaciones Interinstitucionales, Unidad de Organización y Métodos y la Oficina 7 de Control Institucional, permitiendo identificar mejoras para el presente procedimiento. Los bienes que se encuentran almacenados sin rotación generan sobre stock, y no se estaría cumpliendo con las normativas vigentes, incurriendo en faltas graves para una entidad pública. Los usuarios estaría realizando requerimiento sin tener en cuenta la distribución total de dichos bienes o en algunos casos no toman acciones por los bienes que llevan años en el almacén, dicha problemática se ha esquematizado en el Diagrama de Ishikawa, el cual proporciona la información de las causas que originan la falta de gestión al decidir el tratamiento de los bienes que se encuentran almacenados. Para la parte final se ha elaborado un Gantt de actividades en base a las etapas de la metodología y se ha determinado gracias a la Metodología de Costos, las reducciones, demostrando viabilidad del presente proyecto, mejorando la gestión de la Coordinación de Almacén de la Oficina de Logística. Considero necesario aplicar la presente propuesta y metodología a otros procedimientos de la Oficina de Logística, y que sirva de referente para las demás Unidades Ejecutoras del Ministerio. 8 CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1.1. Datos generales El Ministerio de Educación es el rector de las políticas educativas nacionales y ejercemos su rectoría a través de una coordinación y articulación intergubernamental con los Gobiernos Regionales y Locales, propiciando mecanismos de diálogo y participación. Definen, dirigen, regulan y evalúan, en coordinación con los Gobiernos Regionales, la política educativa y pedagógica nacional y establecen políticas específicas de equidad; además deben formular, aprobar, ejecutar y evaluar, de manera concertada, el Proyecto Educativo Nacional y conducir el proceso de planificación de la educación. 1.2. Nombre o razón social de la empresa: Nombre: MINISTERIO DE EDUCACION RUC: 20131370998 Logo de la empresa: Figura 1. Logo de la Entidad Fuente: http://www.minedu.gob.pe 1.3. Ubicación de la empresa Dirección Central: Calle del Comercio 193 – San Borja Dirección de la Sede Administrativa: Calle la poesía 155, San Borja Teléfono: (511) 615-5800 Mapa de ubicación: http://www.minedu.gob.pe/ 9 Figura 2. Mapa de ubicación del MINISTERIO DE EDUCACON Fuente: Google maps. Figura 3. Mapa de ubicación Sede Administrativa Fuente: Google maps. 10 1.4. Giro de la empresa El Ministerio de Educación tiene competencia en materia de educación, deporte y recreación, y en las demás que se le asignen por ley. Es responsable de formular las políticas nacionales y sectoriales, en armonía con los planes de desarrollo y política general del Estado, así como de supervisar y evaluar su cumplimiento. Ejerce sus competencias a nivel nacional. 1.5. Tamaño de la empresa El Ministerio de Educación es una entidad, que es deriva del Poder Ejecutivo; es el órgano del Estado encargado de la Educación a Nivel Nacional, está conformado de colaboradores que se encuentran en los diversos regímenes laborales para el servidor público del Perú: 1.6. Breve reseña histórica de la empresa  El 4 de febrero de 1837, en tiempos de fervor caudillista y agitación republicana de un país que surge a la vida independiente, don Andrés de Santa Cruz, Capitán General y Presidente de Bolivia, Gran Mariscal Pacificador del Perú, Supremo Protector de los Estados Sud y Nor 11 Peruanos decide crear un Ministerio con el título de Ministerio de Instrucción Pública, Beneficencia y Negocios Eclesiásticos.  Al día siguiente, 5 de febrero de 1837, el presbítero doctor Manuel Villarán Loli, fue nombrado como el primer ministro de Instrucción Pública. Caída la Confederación e iniciado el período de la Restauración en 1839, este ministerio fue restaurado, aunque por poco tiempo. Tras la anarquía desatada en 1842 se estableció un Ministerio General; restaurada la constitucionalidad en 1845, se reordenaron los distintos ramos ministeriales.  En 1852 se creó el Ministerio de Justicia, Negocios Eclesiásticos, Instrucción y Beneficencia, cuyo primer titular fue el clérigo Bartolomé Herrera, ideólogo de los conservadores.  De 1855 a 1856 el ramo de Instrucción Pública se reunió con el de la Cancillería, funcionando así el Ministerio de Relaciones Exteriores e Instrucción Pública.  Por ley del 17 de noviembre de 1856, dada bajo el gobierno provisorio de Ramón Castilla, se creó el Ministerio de Justicia, Instrucción y Beneficencia. Por una enmienda hecha a dicha ley en 1862, este Ministerio pasó a incluir el ramo de Culto. Quedó así constituido el Ministerio de Justicia, Culto, Beneficencia e Instrucción Pública. En 1896 dejó de abarcar al ramo de Beneficencia y quedó configurado como Ministerio de Justicia, Culto e Instrucción.  El 12 de septiembre de 1935, por ley N.º 8124 dada durante el gobierno del general Oscar R. Benavides, se creó el Ministerio de Educación Pública, que quedó así definitivamente desligado del Ministerio de Justicia y Culto. El primero en ostentar el título de Ministro de Educación Pública fue el general Ernesto Montagne Markholz (1935-1939). https://es.wikipedia.org/wiki/5_de_febrero https://es.wikipedia.org/wiki/1837 https://es.wikipedia.org/wiki/Manuel_Villar%C3%A1n_Loli https://es.wikipedia.org/wiki/Manuel_Villar%C3%A1n_Loli https://es.wikipedia.org/wiki/1839 https://es.wikipedia.org/wiki/1842 https://es.wikipedia.org/wiki/1852 https://es.wikipedia.org/wiki/Bartolom%C3%A9_Herrera https://es.wikipedia.org/wiki/Bartolom%C3%A9_Herrera https://es.wikipedia.org/wiki/1855 https://es.wikipedia.org/wiki/1856 https://es.wikipedia.org/wiki/17_de_noviembre https://es.wikipedia.org/wiki/1856 https://es.wikipedia.org/wiki/Ram%C3%B3n_Castilla https://es.wikipedia.org/wiki/1862 https://es.wikipedia.org/wiki/1896 https://es.wikipedia.org/wiki/12_de_septiembre https://es.wikipedia.org/wiki/1935 https://es.wikipedia.org/wiki/Oscar_R._Benavides https://es.wikipedia.org/wiki/Ernesto_Montagne_Markholz 12 Figura 4. ANTIGUA SEDE DEL MINISTERIO DE EDUCACION Web site: http://cassandrahd.blogspot.com/2010/06/enrique-seoane.html  El actual Ministro de Educción es el Economista Daniel Alfaro Paredes, quien cumple sus labores desde el 02 de abril del 2018 para el Gobierno de Martin Vizcarra. Figura 5. SEDE PRINCIPAL DEL MINISTERIO DE EDUCACION Web site: http://www.minedu.gob.pe http://cassandrahd.blogspot.com/2010/06/enrique-seoane.html http://www.minedu.gob.pe/ 13 1.7. Organigrama de la empresa La estructura orgánica del Ministerio de Educación, tiene como Órgano principal El Despacho Ministerial está a cargo del Ministro de Educación, quien es la máxima autoridad política del sector Educación y titular del pliego presupuestal. Dirige las políticas nacionales y sectoriales de su competencia, y la regulación en materia de educación, deporte y recreación, en armonía con las disposiciones constitucionales, legales y la política general del Estado. El ministerio de Educación para cumplir con su finalidad y funciones cuenta con la siguiente estructura orgánica:  ÓRGANOS DE ALTA DIRECCIÓN Despacho Ministerial Despacho Viceministerial de Gestión Pedagógica Despacho Viceministerial de Gestión Institucional Secretaría General  ÓRGANO CONSULTIVO Consejo Nacional de Educación  ÓRGANO DE CONTROL Órgano de Control Institucional Unidad de Control en Gestión Unidad de Control Financiero  ÓRGANO DE DEFENSA JURÍDICA Procuraduría Pública  ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Secretaría de Planificación Estratégica Oficina de Planificación Estratégica y Presupuesto Unidad de Financiamiento por Desempeño Unidad de Planificación y Presupuesto Unidad de Programación e Inversiones 14 Unidad de Organización y Métodos Oficina de Seguimiento y Evaluación Estratégica Unidad de Estadística Unidad de Seguimiento y Evaluación Oficina de Medición de la Calidad de los Aprendizajes Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicación Unidad de Calidad y Seguridad de la Información Unidad de Sistemas de Información Unidad de Infraestructura Tecnológica Unidad de Servicio de Atención al Usuario Secretaría Nacional de la Juventud Dirección de Promoción, Organización y Gestión Dirección de Investigación y Desarrollo Dirección de Asistencia Integral y Monitoreo Oficina General de Asesoría Jurídica Oficina General de Cooperación y Asuntos Internacionales Oficina de Defensa Nacional y de Gestión del Riesgo de Desastres  ÓRGANOS DE APOYO Oficina General de Administración Oficina de Logística Oficina de Contabilidad y Control Previo Oficina de Tesorería Oficina de Ejecución Coactiva Oficina General de Recursos Humanos Oficina de Gestión de Personal Oficina de Gestión del Desarrollo y la Capacitación Oficina de Bienestar Social y Relaciones Laborales Oficina General de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Oficina de Relaciones Interinstitucionales Oficina de Prensa 15 Oficina General de Transparencia, Ética Pública y Anticorrupción Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental Oficina de Diálogo  ÓRGANOS DE LÍNEA DESPACHO VICEMINISTERIAL DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Dirección General de Educación Básica Regular Dirección de Educación Inicial Dirección de Educación Primaria Dirección de Educación Secundaria Dirección de Educación Física y Deporte Dirección General de Educación Básica Alternativa, Intercultural Bilingüe y de Servicios Educativos en el Ámbito Rural Dirección de Educación Básica Alternativa Dirección de Educación Intercultural Bilingüe Dirección de Servicios Educativos en el Ámbito Rural Dirección General de Servicios Educativos Especializados Dirección de Educación Básica Especial Dirección de Educación Básica para Estudiantes con Desempeño Sobresaliente y Alto Rendimiento Dirección de Innovación Tecnológica en Educación Dirección General de Desarrollo Docente Dirección Técnico Normativa de Docentes Dirección de Evaluación Docente Dirección de Promoción del Bienestar y Reconocimiento Docente Dirección de Formación Inicial Docente Dirección de Formación Docente en Servicio Dirección General de Educación Superior Universitaria Dirección de Políticas para el Desarrollo y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior Universitaria 16 Dirección de Coordinación y Promoción de la Calidad de la Educación Superior Universitaria Dirección General de Educación Técnico-Productiva y Superior Tecnológica y Artística Dirección de Servicios de Educación Técnico-Productiva y Superior Tecnológica y Artística Dirección de Gestión de Instituciones de Educación Técnico- Productiva y Superior Tecnológica y Artística Casa de la Literatura  DESPACHO VICEMINISTERIAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Dirección General de Gestión Descentralizada Dirección de Relaciones Intergubernamentales Dirección de Apoyo a la Gestión Educativa Descentralizada Dirección de Fortalecimiento de Capacidades Dirección General de Calidad de la Gestión Escolar Dirección de Gestión Escolar Dirección de Fortalecimiento de la Gestión Escolar Dirección General de Infraestructura Educativa Dirección de Planificación de Inversiones Dirección de Normatividad de Infraestructura Dirección de Saneamiento Físico Legal y Registro Inmobiliario Dirección General de Becas y Crédito Educativo  ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Dirección de Gestión de Recursos Educativos Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana  Los siguientes programas nacionales dependen del Ministerio de Educación: Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo (PRONABEC) Programa Nacional de Infraestructura Educativa (PRONIED) 17 ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE EDUCACION – APROBADO POR D.S. N° 001-2015-MINEDU Figura 6: Organigrama MINISTERIO DE EDUCACION Web site : https://www.gob.pe/minedu 18 1.8. Misión, Visión y Política 1.9. Misión: Garantizar derechos, asegurar servicios educativos de calidad y promover oportunidades deportivas a la población para que todos puedan alcanzar su potencial y contribuir al desarrollo de manera descentralizada, democrática, transparente y en función a resultados desde enfoques de equidad e interculturalidad. 1.10. Visión: Todos desarrollan su potencial desde la primera infancia, acceden al mundo letrado, resuelven problemas, practican valores y saben seguir aprendiendo, se asumen ciudadanos con derechos y responsabilidades y contribuyen al desarrollo de sus comunidades y del país combinando su capital cultural y natural con avances mundiales. 1.11. Política: Mediante la Resolución Ministerial 071-2018., de fecha 22 de febrero del 2018; se aprueba el Plan Operativo Institucional 2018 – Modificado, donde se detalla que le Ministerio de educación posee como política institucional la de “Desarrollar la gestión moderna y descentralizada; con enfoque territorial e intercultural; basados en evidencias orientas hacia resultados, pertinentes y oportuna. Asimismo, promueve que sus servidores públicos tengas desempeños de calidad y guíen su actuación sobre la base de principios de respeto, probidad, eficiencia, idoneidad, veracidad, lealtad, justicia y equidad.” Mediante la Resolución Ministerial 287-2016-MINEDU de fecha 07 de junio de 2016, se aprobó el Plan Estratégico Sectorial Multianual 2016- 2021 del Sector Educación; donde se cita el Modelo Conceptual del Sector Educación para los futuros años. 19 Figura 7 : Modelo Conceptual del Sector Educacion Fuente : Resolucion Jefatural 287-2016-MINEDU 1.12. Servicio y clientes 1.13. Servicios: Mediante la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, se declaró al Estado Peruano en proceso de modernización con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano, estableciendo acciones, criterios, obligaciones y mecanismos para llevar a cabo dicho proceso; el mismo que tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos. En los artículos 2 y 3 de la Ley Orgánica del Ministerio de Educación, aprobada por Decreto Ley N° 25762, establecen que el ámbito del Sector Educación comprende las acciones y los servicios que en materia de educación, cultura, deporte y recreación se ofrecen en el territorio 20 nacional; el mismo que está conformado por el Ministerio de Educación, en calidad de órgano central y rector; adicionalmente, el artículo 4 de la referida Ley establece que el Ministerio de Educación formula las políticas nacionales en materia de educación, cultura, deporte y recreación, en armonía con los planes del desarrollo y la política general del Estado; supervisa y evalúa su cumplimiento y formula los planes y programas en materias de su competencia. El Ministerio de Educación centraliza las actividades que corresponden a las políticas a su cargo y ejecuta las acciones que son de su competencia. 1.14. Clientes: Los principales clientes del Ministerio de Educación, son la población peruana; todos tenemos el derecho a la Educación tal como se detalla en la Constitución Política del Perú – 1993. 1.15. Premios: El Ministerio de Educación desde sus inicios tiene reconocimientos por la mejora de sus servicios, implementaciones, infraestructuras, etc; en los últimos años se han otorgados los mencionados premios:  En el año 2014 el Ministerio de Educación MINEDU ganó dos premios “Buenas Prácticas en Gestión Pública” otorgados por CAD : El viceministro de Gestión Pedagógica, Flavio Figallo felicitó hoy a los representantes de las direcciones premiadas, José Chacón Calderón, director de la DIGETE, y José María Hernando del Comité del Buen Inicio del Año Escolar 2014. Ellos recibieron anoche los galardones respectivos durante la ceremonia de gala organizada por CAD con apoyo de diario El Comercio y la Defensoría del Pueblo en la sede de la Universidad del Pacífico. “Es un reconocimiento a los esfuerzos que realiza el Ministerio de Educación para mejorar la calidad de sus servicios, tanto a los docentes, alumnos como el público en general, en el marco de las reformas que se 21 han venido haciendo desde el inicio del Gobierno. Lo que estamos haciendo nosotros es continuarlo y fortalecerlo”, dijo el viceministro Figallo. Las dos iniciativas ganadoras del MINEDU - en las categorías Educación y Sistemas de Gestión Interna - estuvieron en competencia entre un total de 320 buenas prácticas, presentadas al concurso por 110 instituciones públicas de 15 regiones del país. Un exigente jurado fue el encargado de elegir a los 20 ganadores del premio. Cabe anotar que entre los finalistas figuraron también otras dos iniciativas del MINEDU: El Sistema Especializado en Atención de Casos sobre Violencia Escolar (SISEVE), en la categoría Simplificación de trámites y el Programa Radial La Buena Educación, en la categoría Atención al Ciudadano. Figura 8: Fotografía del Premios Web site : http://www.minedu.gob.pe/n/noticia.php?id=27388  En el año 2016 Minedu gana tres premios de Buenas Prácticas en Gestión Pública 2016: El Ministerio de Educación (Minedu) ganó tres galardones del Premio Buenas Prácticas en Gestión Pública 2016 otorgado por la asociación pro eficiencia y transparencia Ciudadanos al Día (CAD). En la Categoría Educación, Minedu logró el primer lugar por la implementación de la Estrategia Soporte Pedagógico en instituciones educativas públicas poli docentes completas de educación primaria. En la Categoría de Gestión Interna ganó el sistema de Evaluación Docente para el desarrollo de una nueva carrera magisterial. Y la tercera http://www.minedu.gob.pe/n/noticia.php?id=27388 22 distinción correspondió al Examen Único Beca 18 del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo (Pronabec). El Premio Buenas Prácticas en Gestión Pública 2016 tiene como objetivo reconocer proyectos eficientes, exitosos e innovadores desarrollados en las entidades públicas con la finalidad de servir cada vez mejor al ciudadano. La ceremonia de premiación se realizó anoche en el Gran Teatro Nacional de San Borja con la presencia del ministro de Educación, Jaime Saavedra Chanduví quien celebró y compartió el premio con diversos funcionarios de la institución. Figura 9 : Fotografía del Premios Web site : http://www.minedu.gob.pe/n/noticia.php?id=39007  Sector Educación ganó 4 premios por Buenas Prácticas en Gestión Pública 2018: El sector Educación resultó ganador en una 1 categoría y 3 subcategorías en la decimocuarta edición del Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2018. Los reconocimientos fueron otorgados por Ciudadanos al Día (CAD) en una ceremonia realizada anoche en el Gran Teatro Nacional. MineduLAB, el primer laboratorio de innovación para la política educativa implementado por el Ministerio de Educación (Minedu), triunfó en la subcategoría Gestión Educativa y Transferencia de Conocimientos; mientras que el Pronabec del Minedu fue ganador en la subcategoría Acceso a Servicios Básico por la Beca Saramurillo que permite a los jóvenes de las cuencas de Pastaza, Tigre, Corrientes, Marañón y 23 Chambira (Loreto) recibir una educación técnico productiva para facilitar su incorporación al mercado laboral. El ministro de Educación, Daniel Alfaro, felicitó y agradeció el compromiso de los servidores públicos del sector que trabajan por mejorar la educación de todos los peruanos. Figura 10 : Fotografía del Premios Web site : https://www.gob.pe/institucion/minedu/noticias 1.16. Relación de la empresa con la sociedad El Ministerio de Educación, tiene como su principal cliente a la población peruana, por lo que el impacto que tiene ante la sociedad es baste importante, el reconocimiento a los profesores, estudiantes y/o deportistas ha venido aumentando, logrando en ellos satisfacciones y mejoras para nuestro País. Uno de los más grandes reconocimientos que el MINEDU, realiza a los docentes es el reconocimiento honorífico que el Estado otorga a maestros, maestras y otros profesionales que han contribuido de forma extraordinaria en el ejercicio de sus actividades pedagógicas o con un aporte ejemplar a la educación, la ciencia, la cultura y la tecnología del país. Tenemos también los Colegios de Alto Rendimientos, donde premian a los mejor estudiantes que se enmarca en la Ley N.° 28044 Ley General de Educación y el Proyecto Educativo Nacional para el 2021, cuyo https://www.gob.pe/institucion/minedu/noticias 24 propósito es formar personas capaces de lograr su propia realización sobre principios claves como equidad, inclusión, interculturalidad y calidad educativa El programa BECA 18 que fue formado con la misión de Otorgar becas y crédito educativo para personas talentosas y en situación de vulnerabilidad, bajo estándares de calidad para formar capital humano con alto desarrollo de capacidades. En la actualidad se está organizando todo para llevar acabo la inauguración y el desarrollo de los “Los Juegos Panamericanos Lima 2019 ya que son la excusa para asegurar la manifestación del deporte, que es un trabajo del Instituto Peruano del Deporte (IPD) y del Ministerio de Educación (Minedu)”; asegurando que el deporte forma parte integral de la vida de nuestros ciudadanos y de nuestros estudiantes”. No cabe duda que le MINEDU, seguirá contribuyendo con la población, para la mejora en el sector educación para nuestro País. 25 CAPÍTULO 2. DEFINICIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 2.1. Descripción del área analizada: El Ministerio de Educación, para cumplir con su finalidad y funciones tiene como a uno de su órgano de apoyo a la Oficina General de Administración, encontrándose dentro de ella a la Oficina de Logística, que entre sus funciones es el responsable de dirigir y ejecutar los procesos de contratación pública, en calidad de órgano encargado de las contrataciones, así como de garantizar la provisión de los bienes y servicios necesarios para la operación del Ministerio. La Oficina de Logística junto a la coordinación de Almacén tiene la función de administrar, dirigir y controlar diligentemente el almacenamiento, la custodia y la distribución oportuna de los bienes necesarios para la operación institucional, así como brindar seguridad a los almacenes, propios o alquilados. El MINEDU, cuenta con dos Almacenes:  Almacén Lurín (alquilado): Es el encargado de la recepción, almacenamiento y despacho de los bienes que son adquiridos para las Unidades Ejecutoras 26 y 24.  Almacén la Molina (propio): En el encargado de la recepción, almacenamiento y despacho de los materiales técnicos pedagógicos del MINEDU como: certificados, títulos, constancias, etc. de la UE 024. – ambiente que es compartido con la Coordinación de Imprenta. Con Resolución Jefatura N° 734-2011-ED de fecha 08 de marzo del 2011 se aprueban los procedimientos del Almacén del MINEDU los cuales son detallados a continuación, el cual no contempla el procedimiento de bajas y disposición final: 26  Recepción: Recibir correctamente los bienes adquiridos por el Minedu para su custodia temporal.  Almacenamiento: Realizar un adecuado depósito y registro de la mercadería del Minedu, adquirida, donada, adjudicada y transferida con fines de resguardar en un espacio físico establecido, por un corto plazo.  Distribución: Hacer llegar los bienes depositados en el área de almacén directamente a los usuarios o trasladarlos a los lugares que el usuario consigne, realizar la distribución en óptimas condiciones considerando el menor costo y tiempo, garantizando la integridad de la mercadería.  Conciliaciones contables: Informar los movimientos de ingreso y salidas de los bienes del almacén, mediante reportes mensuales al área de contabilidad.  Inventarios: Verificar las existencias físicas de la mercadería depositada, constatar el estado de conservación y las condiciones de seguridad en que se encentran dentro un periodo de tiempo determinado.  Evaluación de diferencias en el inventario: tomar conocimiento de los faltantes y sobrantes en la ejecución del inventario final, confirmar los resultados, encontrar las operaciones no registradas, regularizar los saldos contables, efectuar las acciones administrativas si correspondes. El Ministerio de Educación alquila las instalaciones del “Parque Industrial Inmovideas” ubicado en Eucaliptos Parcela 3 y 4 Sector Santa Genoveva – Lurín, bajo el Contrato N° 076-2016-MINEDU/SG-OGA-OL, por un monto contractual de s/. 2, 240,000.00 (Dos millones doscientos cuarenta mil con 00/100 soles), contrato que es renovado cada ocho (08) meses. Cuenta con 8,000 m2 de área dividas en dos naves y oficinas administrativas, tal como se detalla en el plano adjunto: 27 Figura 11: Planos del Almacén Fuente: Expediente del Contrato N° 076-2016-MINEDU/SG-OGA-OL 28 2.2. Antecedentes y definición del problema 2.2.1. Antecedentes: Con fecha 08 de marzo del 2012, se reportó en horas de la noche que el Almacén ubicado en la Av. Venezuela se estaba incendiando, las causas según pesquisas policiales, reflejo que todo se trató de un posible corto circuito en las conexiones eléctricas de iluminación en la zona. A la raíz del siniestro, el seguro cubre los gastos de almacén, y se encargó de realizar los alquileres en diferentes distritos de lima, hasta que se ubicó el almacén en el distrito de Lurín, quedando hasta la fecha como Almacén central del Ministerio de Educación, costo que es asumido por la entidad según contrato N° 076-2016-MINEDU/SG-OGA-OL. Este acontecimiento, trajo preocupaciones para las diferentes gestiones, como, por ejemplo: ¿Por qué en un almacén se guardan materiales tanto tiempo?, ¿No debería existir una norma que establezca procedimientos y plazos de almacenamiento y distribución?, preguntas que han venido resolviendo paulatinamente, pero no solucionados por completo. Las diferentes gestiones de la Oficina de Logística tienen como principal objetivo el de mantener un inventario actualizado y reducir el stock del almacén: acelerar la distribución y dar de baja a los bienes, por lo que cumpliendo con lo detallado en la Resolución Jefatural N° 335-90- INAP/DNA donde se aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Publico, cuyo objeto es establecer las normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la administración de almacenes en organismo del sector público nacional; en el punto II. Procedimientos, Literal C. Inventario Físico de almacén, numeral 1. Tipos de inventario se describe en el punto a) Inventario Masivo, el cual es el tipo de inventario que el MINEDU realiza para la toma del Inventario General realizado anualmente con un corte al 31 de diciembre por un servicio de tercero, obteniendo como producto final el Listado del Inventario de las existencias 29 físicas valorizadas del almacén, bienes sobrantes y faltantes y las conciliaciones contables del año a evaluar. Los usuarios, siempre indican que la disposición final de los bienes lo debe definir la Oficina de Logística - Coordinación de Almacén, creando discrepancias y demoras para realizar la baja de los bienes que se encuentran ocupando espacio en los almacenes. Sobre los formatos pedagógicos, las áreas usuarias envían a imprimir sin considerar el stock y hasta llegan a realizar actualizaciones de los mismos. 2.2.2. Definición del Problema 4.1. 2.2.2.1 Síntomas:  La no rotación de productos, mayores a tres (03) años de antigüedad.  La verificación preliminar realizada por la operación de logística de interna, tiene identificado materiales que se encuentran en mal estado, y con posibles signos de deterioros.  Observaciones realizadas por el Órgano de Control sobre la permanencia de los bienes.  Espacios ocupados innecesariamente  Custodias que no ha sido recogidas a la fecha  Dilatación en el procedimiento de baja por no tener claro las disposiciones finales. 4.2. 2.2.2.2 Causas: Se ha detectado las principales causas que las áreas usuarias, quienes son responsables de sus bienes no permiten realizar acciones sobre los bienes que se encuentran en mal estado o con un tiempo de permanencia mayor: a) Personal: Cada Área Usuaria, es responsable de los bienes que se encuentran almacenados en el Almacén del Minedu, por lo que son las únicas que pueden decir sobre los tratamientos que se les dará. 30 Por lo que a medida que han pasado la gestiones, en su gran mayoría definen el procedimiento de baja para algunos materiales, pero nunca indican expresamente cuáles serán las disposiciones finales, lo que conlleva a dilatar el tiempo por una seria de aclaraciones documentarias donde puedan determinar tal acción. No obstante, el Usuario ve al almacén como un lugar de depósito más no un lugar donde se custodia bienes. Cada Gestión tiene un punto de vista de realizar y cumplir el ROF por lo que siendo pasajeras solo “apagan los incendios mas no tratan de prevenir”, por lo que cada cierre de inventario y cada comienzo de año es una lucha constante entre el analista de Almacén y el Área Usuaria para poder solucionar los temas de bajas y disposiciones finales. b) Método de Trabajo: El Órgano de Control Institucional quien es el responsable de velar por la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes del Ministerio, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el cumplimiento de los fines y metas institucionales. El área usuaria se limite a realizar decisiones sobre el tratamiento de sus bienes con antigüedad, pensando que pueden ser observadas a futuras, si tener en consideración que ellos solicitaron la compra de dichos bienes y que posiblemente por razones externas no pudieron ser distribuidos. c) Materiales: La Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/DNA “Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional” donde se detalla cuáles son los objetos de Baja en forma general indica que para el tema de enajenación de los bienes se tendrá que tener como referente a lo detallado en la Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimiento de gestión de los bienes muebles estatales”. 31 La coordinación de Almacén indica documentariamente, al área usuaria lo detallado en ambos materiales, pero ellos objetan el tema de las disposiciones finales ya que manifiestan que almacén es el responsable de decir cuál es el procedimiento para los bienes que ellos están dando de baja, lo que hace dilatar el tiempo y no cumplir con el objetivo. d) Medición: A la fecha el almacén de Lurín, tiene ocupado 5,000 m3 aproximadamente, distribuidos en dos naves o hangares, tal como se pudo observar en la figura 11. lo que refleja el 62% aproximadamente del espacio utilizado, entre materiales en custodias y existencias desde el año 2012, con posibles señales de inutilidad y/o obsolescencia. Al contar con el estado de cada ítem, se hubiera definido el tratamiento adecuado y no ocuparían un costo de almacenaje tan alto, donde el Ministerio estaría ahorrando dinero mensualmente. En el siguiente diagrama se muestra el valorizado de los bienes que son almacenados desde el año 2012. Fuente: Elaboración propia 2.2.3. Problema General: ¿De qué manera el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación permitirá mejorar la gestión? 32 1.1.4 DIAGRAMA DE ISHIKAW 33 2.3. Objetivos: general y específico 2.3.1. Objetivo General Mejorar el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión 2.3.2. Objetivos Específicos  Describir como se llevan a cabo el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión.  Definir las acciones de mejoras a realizar en procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión.  Documentar el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión. 2.4. Justificación La presente investigación es importante porque permitirá esclarecer las causales de baja y disposición final, adecuados a la entidad, sin la necesidad de distorsionar el “Manual de administración de almacenes para el sector público nacional” y la Directiva N° 001-2015/SBN – “Procedimientos de gestión de los bienes muebles estatales”, permitiendo ser eficientes al disponer del tratamiento para los bienes almacenados que se encuentran en estado de inutilidad u obsolescencia, evitando generar gastos adicionales de almacenaje. Permitirá cumplir con las normativas vigentes, por lo que estableciendo la: “PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCEDIMIENTO DE BAJAS Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS BIENES ENCONTRADOS EN EL ALMACEN DEL MINISTERIO DE EDUCACION A FIN DE MEJORAR SU 34 GESTION “, adecuados a los bienes que son adquiridos por el Ministerio, podría reducir costos de almacenaje, permitiendo reducir los espacios en el almacén; esta propuesta de mejora permitirá mejorar la actual gestión, pero sobre todo sería útil para futuras gestiones, se velaría por la conservación de los bienes y recursos de la entidad. Con el presente proyecto, se buscará cumplir con los objetivos y metas de la Oficina de Logística – Coordinación de Almacén. 2.5. Alcances y limitaciones: 2.5.1. Alcances El presente proyecto se llevará a cabo en la Coordinación de almacén de la Oficina de Logística del Ministerio de Educación, con la finalidad de mejorar el procedimiento de baja y disposición final de los bienes almacenados. 2.5.2. Limitaciones Este proyecto se tiene que desarrollar en tres (03) meses y ser elaborado bajo las normativas y directivas aprobadas bajo Resolución, por ello solo permitirá abarcar las 03 unidades ejecutoras del Ministerio de educación:  UE 026: Programa Básica para Todos  UE 024: Ministerio de Educación  UE 116: Colegio Mayor Presidente del Perú No obstante, podrá servir de referente para las demás Unidades Ejecutoras del Ministerio. 35 CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO Para la presente propuesta de mejora se hace mención a bases teóricas o conceptos las cuales proporcionaran el marco conceptual y teórico con el que se pretende dar solución al problema. Para el desarrollo se ha considerado las Resoluciones y/o decretos vigentes, Directivas, así como también artículos de la Ley del Procedimiento Administrativo General, y Ley del Presupuesto. 3.1. Antecedentes  Internacionales - 05/12/2015: En la Universidad Militar Nueva Granada - Facultad de Ingeniería en Colombia, el Señor John Jairo Casas Duarte buscaba la especialización en Gerencia Logística Integral, por lo que realizo la “Propuesta de Modelo para el Manejo de Material Obsoleto Almacenado en el Inventario del Centro de Distribución Para su Respectiva Evacuación y Disposición Final”. Indicando como objetivo principal: ” Diseñar un procedimiento y un modelo de evacuación para aquellas referencias que no tienen rotación en el inventario con el fin de liberar espacio dentro de la estantería para que las ubicaciones empiecen a utilizarse adecuadamente para la mercancía que tiene rotación de inventario y minimizar al máximo el alquiler de posiciones de estantería o bodegas de almacenamiento que hacen que la organización se vea obligada al alquiler de las mismas."  Nacionales - 2014: En la Universidad Nacional de Piura- Facultad de Ingeniería industrial, se realizó la tesis “Mejora del Sistema de Almacén para optimizar la Gestión Logística de la empresa Comercial Piura”, detallan los tipos de almacenes, encontrando dentro de ella el “Almacén de materiales Obsoletos” y lo define : “(…)La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual (…)”, asimismo 36 expresa literalmente : “(…)Considerando que un buen manejo de ellos contribuiría a mejorar los procesos en la cadena productiva y lograr mayor rentabilidad, se aplican técnicas en el proceso de almacenamiento que comprende la recepción, almacenamiento y despacho que de acuerdo a sus productos y materiales que maneja se analiza para su adaptación a la realidad de esta empresa(…)”, 3.2. Definiciones: a) Inventarios: Tal como se detalla en el Literal D. de la Resolución Jefatural N° 335-90- INAP-DNA, se define como Inventario físico de almacén: “(…) Consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad”; existiendo: “1. Tipos de Inventarios a. Inventario Masivo Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del Inventario Físico General que comprende la verificación física de bienes en uso y de almacén. Se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, como mínimo una vez por año, requiere de un apropiado programa y sirve de sustento de los estados financieros de la entidad. b. Inventario Selectivo Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día, completos y exactos; y verificar que las existencias físicas concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacén; sólo se efectúa el bloqueo temporal de la documentación y el despacho 37 del grupo de bienes objeto de inventario por el plazo que se estime dure el mismo.” b) Baja de Bienes: Se dará de baja a los bienes que como resultado del inventario Físico General estén considerados para tal proceso. Tal como lo indica el literal D. “Baja de Bienes”, del numeral II. del Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional, aprobado con Resolución Jefatural N° 335-90-INAP-DNA, el cual literalmente detalla: “2. Son objeto de baja: a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad; b. La merma producida en las existencias por efecto de volatilización o por acción de animales depredadores. c. Los bienes perdidos por robo o sustracción; y, d. Bienes que por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables para consumo. 3. De acuerdo a lo establecido en el artículo 4., inciso b), del Decreto Ley No. 22867, la baja será aprobada mediante resolución por el Director General de Administración o funcionario equivalente en la entidad y se sustenta en la forma siguiente: a. Para los casos 2 a. y 2 b. con el informe técnico (sic.) el que se califica su estado de inutilidad. b. En el caso 2 c. con el informe de la Comisión de Inventario, el expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente. c. Para el caso 2d. con el informe sanitario respectivo y el informe de Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.” 38 c) Disposición Final: Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulación improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad, por lo que será pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineración o destrucción, según su estado. En el inciso 6.2.4. del numeral 6.2 de la Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimiento de gestión de los bienes muebles estatales”, el cual detalla: “En un plazo que no exceda los cinco (05) meses de emitida la resolución de baja, la entidad deberá ejecutar la disposición final de los bienes, mediante los siguientes actos de disposición” d) Procedimientos Administrativos: La ley N° 27444 – Ley de Procedimientos Administrativos en General, está dirigido a todas las entidades de la Administración Publica, detalla en el “Articulo 29.- Se entiende por procedimiento administrativo al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados”. En el subcapítulo I: De la Potestad Sancionadora, el Articulo 230.- Principios de la potestad sancionadora administrativa, en el numeral 8. Causalidad, detalla literalmente: “La responsabilidad debe recaer en quien realiza la conducta omisiva o activa constitutiva de infracción sancionable”. e) Ley de Contrataciones del Estado –Ley N° 30225 “Articulo 1.- Finalidad: La presente ley tiene por finalidad establecer normas orientadas a maximizar el valor de los recursos públicos que se invierten y a promover 39 la actuación bajo el enfoque de gestión por resultados en las contrataciones de bienes, servicios y obras, de tal manera que estas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad, permitan el cumplimiento de los fines públicos y tengan una repercusión positiva en las condiciones de vida de los ciudadanos. Dichas normas se fundamentan en los principios que enuncian en la presente ley.” f) Teorías existentes relacionadas al proyecto: Con Decreto Ley Nº 22867 Ley de Desconcentración de Atribuciones de los Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalización del 22 de Enero del 1980, la referida norma estableció que el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) era el ente rector de este Sistema y como órganos de ejecución, las Oficinas de Abastecimiento de los Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y Concejos Municipales. Como parte de sus funciones, este organismo implemento Directivas, Reglamentos que contribuyeron a la debida implementación del Sistema de Abastecimiento en la Administración Pública. Este Organismo mediante Resolución Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA aprobó el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional y determinó que correspondía al Órgano de Abastecimiento precisar, instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efectos de realizar la verificación de bienes de almacén. La superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN es un organismo público ejecutor, adscrito al Ministerio de Vivienda, y el Ente Rector del Sistema Naciones de bienes Estatales – SNBE, responsable de normar los actos de adquisición, disposición, administración y supervisión de los bines estatales, por lo que bajo Resolución N° 046-2015/SBN, aprobó la Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimiento de Gestión de los Bienes https://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml https://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml https://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml https://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml https://www.monografias.com/trabajos14/concep-organizar/concep-organizar.shtml#SECTOR https://www.monografias.com/trabajos14/concep-organizar/concep-organizar.shtml#SECTOR https://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml 40 Muebles del Estado”, donde es referente para dictar las disposiciones finales de los bienes dados de baja. g) Eficiencia: La eficiencia es la utilización adecuada, utilizando la menor cantidad de recursos para lograr un objetivo. Pareto (2000) Relaciona con estudios de eficiencia económica y distribución de ingreso, sostiene que eficiente Implica una situación que no se puede modificar sin afectar al menos a un individuo. h) Productividad: Se define como el conjunto de estrategias, herramientas y técnicas para lograr un alto rendimiento optimizando el tiempo y esfuerzos para lograr objetivos y resultados de manera eficaz y eficiente. Karl Marx (1980) define a la productividad del trabajo como un incremento de la producción a partir del desarrollo de la capacidad productiva del trabajo sin variar el uso de la fuerza de trabajo, en tanto que la intensidad del trabajo es un aumento de la producción a partir de incrementar el tiempo efectivo de trabajo (disminuyendo los tiempos ociosos y/o aumentando la jornada laboral). i) Proceso: Es entendido como todo desarrollo sistemático que soporta una serie de pasos ordenados u organizados, que se efectúan o suceden de forma alternativa o simultánea, los cuales se encuentran estrechamente relacionados entre sí y cuyo objetivo es llegar a un resultado puntual. Según informa el diccionario de la Real Academia Española (RAE), este concepto describe la acción de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y al conjunto de etapas sucesivas advertidas en un fenómeno natural o necesario para concretar una operación artificial. http://www.rae.es/ 41 j) Metodología. Es una serie de métodos y técnicas de trato científicos que se aplican sistemáticamente durante un proceso de investigación a fin de alcanzar un resultado favorable, funciona como un apoyo conceptual que rige la manera en que aplicamos los procedimientos en una investigación. Lizardo Carvajal (1982): Fundamentado en la tesis del autor donde demuestra que la Metodología es una ciencia del conocimiento, subordinada a la Tecnología y cuyo objeto de estudio es el cómo del conocimiento, trata una serie de conceptos y técnicas que hacen expedito el camino del descubrimiento y de la invención. k) Gestión por Procesos: La Presidencia del Consejo de Ministros (2015): Permitirá mejorar los procesos de producción con el fin que las entidades brinden servicios de manera más eficiente y eficaz y logren resultados que beneficien a los ciudadanos. Enfoque metodológico que permite gestionar integralmente los procesos, actividades, tareas y formas de trabajo contenidas en la “cadena de valor”. Esta gestión debe asegurar que los bienes y servicios generen impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles. l) Toma de decisiones: Implica fases de análisis, organización y planificación en busca de un propósito específico, elegir entre diferentes alternativas aquella que sea la más acertada. Le Moigne: Define el término decidir cómo identificar y resolver los problemas que se le presenta a toda organización. Por tanto, el desencadenante del proceso de toma de decisiones es la existencia de un problema, pero ¿cuándo existe un problema? Para Huber existirá un problema cuando hay diferencia entre la situación real y la situación deseada. La solución del problema puede consistir en modificar una u otra https://www.lizardo-carvajal.com/ 42 situación, por ello se puede definir como el proceso consciente de reducir la diferencia entre ambas situaciones. m) Determinación de costos: Decreto Supremo que aprueba la metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad comprendidos en los Textos Únicos de Procedimientos Administrativos de las Entidades Públicas, en cumplimiento del numeral 44.6 del artículo 44° de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General DECRETO SUPREMO N° 064-2010-PCM, que tiene como objetivo promover una adecuada determinación de costos en los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.  Cálculo del costo del personal directo: El objetivo es determinar el costo del personal directo por prestación de cada procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad. Para ello, se siguen dos pasos: primero se determina el costo del personal directo por minuto y luego el costo del personal directo por prestación. En el cuadro 1 se detalla el primer paso, y en el cuadro 2, el segundo paso. Fuente: http://www.pcm.gob.pe/2010/DS-064-2010-PCM.pdf 43 Fuente: http://www.pcm.gob.pe/2010/DS-064-2010-PCM.pdf http://www.pcm.gob.pe/2010/DS-064-2010-PCM.pdf 44 CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 4.3. Metodología de la investigación Con la presente propuesta de mejora se busca aclarecer el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes que se encuentran en el almacén del MINEDU, siendo eficientes al disponer de los bienes almacenados, la metodología elegida a seguir es: METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA. D.S. 007-2011 – PCM, establece seis (6) grandes etapas: Preparatoria, Diagnóstico, Rediseño, Implementación; Seguimiento y Evaluación; y Mejoramiento continuo y sostenibilidad. Figura 12: Etapas del Proceso de Simplificación Fuente: D.S. N° 007-2011-PCM  Etapa I - Preparatoria: Identificar el proceso a desarrollar y delimitar sus objetivos y alcances: No Aplica 45  Identificación y conformación del equipo  Capacitación y sensibilización de los equipos  Identificación y priorización de los procedimientos administrativos a simplificar  Identificación de los actores involucrados  Plan de trabajo del proceso de simplificación  Etapa II - Diagnóstico: Se elabora el diagnostico detallado del procedimiento (s) administrativo (s), a fin de contar con una visión integral de la problemática:  Caracterización del procedimiento administrativo y herramientas  Diagnostico Legal  Diagnóstico de equipamiento e infraestructura  Diagnóstico de Costos  Mapeo de Capacidades de los Recursos Humanos  Presentación de resultados al comité.  Etapa III - Rediseño: Empieza la reingeniería del procedimiento administrativo cuyo objetivo es simplificarlo lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos:  Analizar el procedimiento administrativo  Rediseño  Modificación del marco normativo que regule el procedimiento administrativo rediseñado  Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamiento  Propuesta de nuevo costeo  Propuesta de fortalecimiento de capacidades  Presentación al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación  Elaboración de la propuesta final  Etapa IV – Implementación: No Aplica  Capacitación y sensibilización específica a todas las áreas involucradas  Aprobación del marco normativo que fundamente el nuevo procedimiento administrativo rediseñado 46  Adecuación de ambientes, difusión de características del procedimiento administrativo simplificado y TIC  Difusión masiva de la reforma emprendida  Etapa V: Seguimiento y Evaluación: No aplica  Alcances  Evaluación  Etapa VI - Mejoramiento continuo y sostenibilidad: No aplica  Mejora Continua  Sostenibilidad 4.4. Etapas de la “Metodología de Simplificación Administrativa” D.S. 007-2011 – PCM. Las etapas estratégicas que guiaran las actividades para cumplir los objetivos planteados de la presente propuesta son las siguientes: a) Etapa I – Preparatoria: Esta primera etapa, no será considerada para el desarrollo de la propuesta, porque ya se cuenta con el procedimiento identificado, y al ser una propuesta de mejora para la obtención del Título Profesional, yo estaré a cargo del desarrollo de la mejora, identificando la metodología seleccionada. b) Etapa II - Diagnóstico:  Describir el proceso actual de los almacenes, previa reuniones con los involucrados en el procedimiento  Mostrar Indicadores  Analizará las normas establecidas por el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), y las normativas vigentes  Analizar la Infraestructura y los equipamientos actuales  Análisis del Personal de Almacén 47 c) Etapa III - Rediseño  De las reuniones realizadas y el análisis de las mismas se tendrá una lluvia de ideas  Coordinaciones con los responsables de cada almacén  Coordinar con la Unidad de Organización y Métodos, a fin de coordinar la implementación del Procedimiento con su respectivo diagrama.  Realizar las consultas con la Oficina de Relaciones Interinstitucionales para su procedimiento interno.  Detallamos el Procedimiento de mejora que servirá para la elaboración del marco legal  Mejoraremos el tratamiento de los bienes  Evaluaciones de costos  Ahorro generado en infraestructura  Se mostrará el procedimiento mejorado. d) Etapa IV, V y VI: A su aprobación En el presente cuadro resumen se muestran las etapas a seguir según la Metodología del estudio de trabajo permitiendo alcanzar los objetivos específicos del proyecto. Tabla 02 Etapas a seguir según la metodología: ETAPA OBJETIVOS ESPECIFICOS II Describir como se llevan a cabo el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión – 2018. III Definir las acciones de mejoras a realizar en el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión – 2018. 48 Documentar el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión – 2018. Fuente: Elaboración propia. Primero: El objetivo específico 1, se logrará con la ejecución de la etapa II Segundo: El objetivo específico 2 y 3, se logrará con la ejecución de la etapa III. 4.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos. En la Coordinación de almacén, para la recolección de datos y desarrollo de la presente propuesta se ha utilizado las siguientes técnicas e instrumentos: 4.5.1. Técnicas  Se ha tomado el stock actual, que se maneja en la operación de logística Interna permitiendo tener un panorama real de todos los bienes que se encuentran en el almacén, identificando su estado según la verificación cuali-cuantitativa de la operación, así como también los años de ingreso al Sistema de Integrado de Gestión Administrativa – SIGA o de ser el caso el re ingreso para su custodia.  Reuniones con las Áreas usuarias para la validación de sus bienes, entiendo la forma de ver los bienes desde la perspectiva “usuario”, así como también coordinaciones con la unidad de organización y métodos, quienes ayudaran a implementar dicho procedimiento, no olvidar las coordinaciones internas con los colaborados de la misma coordinación.  Reunión con los responsables de cada almacén, a fin de aclarecer procedimientos internos. 4.5.2. Instrumentos  Se han realizado visitas a los almacenes del MINEDU, con las áreas usuarias que ocupan mayor volumen en el almacén, a fin de que se 49 realice la verificación de los bienes y puedan aclarar su estado, permitiendo brindar un tratamiento a los mismos.  Con las normativas vigentes, se puede detallar con exactitud cuáles serían los objetos de baja, así como también los actos de disposición final de los bienes que almacena el MINEDU.  Actas de verificación, informes de seguimiento, así como también correos de coordinación para la elaboración del diagrama de procedimiento. 50 CAPÍTULO 5. ANÁLISIS CRÍTICO Y PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS En el presente proyecto se evidencia que los procedimientos de baja y disposición final no están claros para las áreas usuarias ni para las gestiones de la Oficina de Logística. Para resolver la mejora al procedimiento de bajas y disposición de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación a fin de mejorar su gestión, se propone otras alternativas, entre ellas tenemos las siguientes: 5.1. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad Es la gestión de los servicios que se ofrecen, incluyendo planear, controlar, y mejorar, aquellos insumos de una organización, que de alguna manera representa la satisfacción del cliente reflejado en los logros de la organización. La Organización refleja y garantiza su capacidad para brindar de forma eficiente productos y servicios que satisfacen lo solicitado por el usuario en correcto cumplimiento de las normas y reglamentos aplicables. Ventajas:  Mejora la satisfacción del cliente, permitiendo integrar la necesidad de los consumidores y los parámetros de la organización.  Obtención de productos uniformes y estables.  Aumento de la eficiencia  Incremento de la rentabilidad, satisfacción del cliente con menos costos, y se reducirán los gastos.  Mayor identificación de la organización en el mercado, mejorando la reputación.  Integra a los trabajadores en los análisis de los procesos, por lo que impulsa a motivarlos generando satisfacción en su trabajo.  Mejora la producción final de la organización. 51 Desventajas:  Requiere de dinero y de recursos  Involucra tiempo para implementación y tiempo para la aprobación.  Puede generar cierta burocracia. 5.2. La Mejora de procesos Es la forma como debería ocurrir el proceso basada en la metodología del estudio de trabajo de la Organización Internacional del Trabajo, es una herramienta fundamental para el cumplimiento de objetivos y toma de decisiones a fin de crear estándares de rendimiento. Ventajas:  Incrementa la productividad  Mejora las condiciones de trabajo y la seguridad  Resultados a corto plazos  Proceso económico  Instrumento muy eficiente  Fácil aplicación y costos bajos  Los recursos son materiales y personales  Instrumento de investigación eficaz 5.3. D.S. N° 007-2011- PCM La presente metodología ha sido elaborada sobre la base de los principales referentes internacionales de la gestión por procesos (ISO 9000, Modelo de Excelencia en la Gestión y Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública) y la Política Nacional de Modernización aprobada mediante D.S. N° 004-2013-PCM, que plantea la implantación de la gestión para resultados en la administración pública y establece como el tercer pilar central a la gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional. 52 Ventajas:  Incrementa la productividad en la entidad publica  Mejora las condiciones de trabajo y la seguridad para la entidad publica  Resultados a corto plazos  Menor recursos del estado  Instrumento muy eficiente  Los recursos son materiales y personales – colaboradores de la entidad  Instrumento de investigación  Al tratarse de una mejora que se desarrollara en el sector público, se tiene conveniente utilizar esta metodología 53 CAPÍTULO 6. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ESCOGIDA 6.1. Justificación de la solución escogida Con el presente proyecto se busca aclarecer el procedimiento de bajas y disposición final de los bienes encontrados en el almacén del Ministerio de Educación, la metodología elegida a seguir es: “METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA” Aprobado con D.S. 007-2011 – PCM; ya que los resultados se reflejan en corto plazo, es más económico, se cuenta con los materiales y recursos, ya que los colaboradores de la entidad estarán implicados para la identificación de sus problemas y/o dudas. Una de las ventajas que tiene esta metodología es que sus procesos se basan en la mejora continuar, por lo que aumentará la productividad de la Coordinación de Almacén; por lo tanto, es la mejor alternativa, la misma que se justificara en adelante. La alternativa planteada es importante porque representa la mejora en el procedimiento de baja y disposición final, con la implementación de la gestión por procesos y sus etapas se identificará cada objeto de baja y acto de disposición final, permitiendo a las áreas usuarias mejor identificación para los tratamientos de sus bienes. La propuesta de solución planteada en el presente proyecto es viable debido a que su ejecución será posible, práctica y económica, porque cuenta con los recursos disponibles permitiendo el logro de resultados eficientes. En base al análisis de la información obtenida podremos definir las pautas para poder identificar los objetos de baja y cuáles serán los actos de disposición final. A la evaluación de la alternativa propuesta de solución servirá para resolver la problemática, la implementación permitirá la identificación del tratamiento 54 en un menor tiempo y las secuencias ordenadas permitirá lograr los objetivos, cada colaborador (Área Usuaria – Oficina de Logística) sabrá cuáles son sus funciones evitando posibles responsabilidades y tiempos de espera. Propondremos reuniones con las diferentes áreas usuarias para que se logre identificar las bajas y los actos de disposición final, a si también a fin de mejorar continuamente los usuarios podrán velar por las adquisiciones y el tiempo de permanencia de los bienes en los almacenes. Mediante la propuesta de mejora al procedimiento de baja y disposiciones finales de los bienes que se encuentran almacenados, se justifica porque se debe tener claro los objetos y actos que conlleva la baja de los mismos, para que las áreas usuarias tengan mayor entendimiento que las custodias de los bienes en los almacenes son temporales, así mismo permitirá tener un esquema claro de la Resolución Jefatural N° 335-90-INAP-DNA, y estaremos velando por lo recursos del estado. 6.2. Desarrollo de la propuesta: 6.2.1. Etapa II: Diagnostico a) Caracterización del Procedimiento Administrativo y Herramientas a Utilizar: Empezaremos indicando un diagrama de flujos donde nos permita visualizar las actividades a realizar según el objeto de baja, luego de haber realizado el inventario masivo. Ambos almacenes del ministerio de educación, al término del año fiscal es auditado por una empresa tercera, la cual realiza el inventario masivo, logrando identificar los bienes valorizados y la permanencia de cada bien en el almacén. A continuación, se detalla el flujo actual para poder proceder a los bienes de baja: 55 Figura 16: Procedimiento actual del Procedimiento de Baja Fuente: Elaboración propia 56 Descripción del procedimiento de bajas: ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION 1 Realiza el análisis del Informe Final Analista de Almacén Luego de haber recibido el informe final de la Comisión de Inventario, y se define las diferencias que se ha identificado, de y se le comunica a cada responsable del Almacén. 2 Comunican al Responsable del Almacén Responsable El responsable de almacén es el responsable de realizar las acciones correspondientes para los bienes que son resultado del informe Final. 3 Se informa al Usuario Responsable de Almacén De tratarse de Formatos Técnicos Pedagógicos la comunicación se realiza a la Coordinación de Imprenta, quien nos responde la vigencia de los mismos. De tratarse de otros bienes, se comunica al Área Usuaria quien decide el tratamiento de los bienes. ¿Cuál es el Tratamiento? - Distribución: Fin, hasta el procedimiento de Despachar bienes. - Baja: Actividad N° 03 4 Elabora Informe y Proyecto de Resolución Analista de Almacén Previo Informe del Área Usuaria o Coordinación de Imprenta se elabora el Informe Técnico de baja y el proyecto de Resolución. 5 Aprueba Resolución Jefatural OGA Previa visto de la Oficina de Logística, se aprueba la Resolución Jefatural de Baja y disposición final, que será notificado a la Oficina de Contabilidad y Control Previo, OCI y Oficina de Logística. 6 Elabora Pecosa de Baja Analista de Almacén Se realiza el Pedido de Comprobante de Salida en el SIGA, para poder dar de baja a los bienes contable y físicamente. 7 Envía Documentación a Mantenimiento Analista de Almacén Se informa a la Coordinación de Mantenimiento los Bienes dados de baja para su Disposición Final. Quien deberá coordinación con el Responsable de Almacén para fijar fecha de recojo de bienes. 8 Autoriza el Despacho de Bienes y Suscribe PECOSA Responsable de Almacén El día del Recojo de bienes, el Planificador de Salida realiza el despacho de los bienes. Posterior a la entrega la Pecosa es enviada al Procedimiento de Seguimiento a la Distribución. Fuente: Elaboración propia. 57 Al realizar el flujo del procedimiento, donde se inicia con el resultado del inventario masivo hasta el 31 de diciembre, la coordinación de almacén informa a las áreas usuarias y a la Coordinación de Imprenta los bienes y Formatos Técnicos Pedagógico que al resultado del inventario, se encuentran almacenados por más de 12 meses, a fin de que definan el tratamiento de sus bienes, respuesta que tarda meses, generando costos de almacenaje innecesarios. Este procedimiento no afecta directamente al almacén de formatos técnicos pedagógicos ya que la Coordinación de Imprenta es quien indica si los formatos ya se encuentran desfasados, las áreas usuarias no intervienes al 100% en la distribución y con eso se realiza el informe de baja. Asimismo, detallar que debido a los cambios de gestión este tema no se ha trabajo de la manera clara ya que los usuarios no consideraran la disposición final; por indican que la responsabilidades es de la Coordinación de Almacén - Oficina de Logística, generando cuello de botella en las respuestas. Este procedimiento permite reconocer como indicadores los altos costos de almacenaje que los bienes están generando, así como también identificar los bienes mayores a 01 año, los cuales posiblemente en algunos casos ya se encuentren en estado de inutilidad y/o desfasados. 58  Tabla ASME‐VM, ha sido realizada para analizar la demora que existe en el presente procedimiento que no está claro y que puede hasta en algunos casos, la respuesta por parte del Área Usuaria demorar más de 09 meses. Tabla 03 Fuente: Elaboración Propia 59  Analizando el Espacio Ocupado: En el registro SIGA y con el procedimiento de Logística de Interna, se tiene identificado los bienes que se encuentran existentes (stock siga y en custodia) identificado por su estado y/o antigüedad. Se ha realizado un análisis del costo de cada Almacén referente a los bienes que se encuentran almacenados, el costo de almacenaje por antigüedad y el costo de la operación.  Almacén Lurín : Siendo un Almacén alquilado se tiene el Contrato Vigente donde cada metro cuadrado esta valorizado en S/ 35.00 (Treinta y Cinco con 00/100 Soles), lo que el contrato anual asciende a S/ 3, 360,000.00 (Tres millones Trescientos Sesenta mil 00/100 Soles), por la ocupación de dos Hangares. Por lo que se ha visto URGENTE realizar un análisis de los bienes que este almacén custodia por antigüedad de ingreso, con la finalidad de determinar los costos innecesarios de almacenaje por los bienes posibles de baja y que el usuario no define tal tratamiento.  Existencias Total Valorizadas : Tabla 04 60 Fuente: Elaboración Propia  Existencias por el Estado del Bien Tabla 05 61 Fuente: Elaboración Propia Tabla 06 Fuente: Elaboración Propia 62  Áreas Usuarias que ocupan mayor espacio: Fuente: Elaboración Propia Tabla 07 63  Costo de Almacenaje de bienes el Mal estado Tabla 08 Fuente: Elaboración propia 64  Almacén La Molina : Se debe evaluar las existencias de los Formatos Técnicos Pedagógicos, que es abastecido por la Coordinación de Imprenta, la coordinaciones permiten identificar los Formatos que se encuentren con posible baja, pero al no tener establecido la aprobación de la Resolución Jefatural N° 012-2018-AGN/J de fecha 26 de enero del 2018, se aprobó la Directiva N° 001-21018- AGN/DNDAAI “ Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del Sector Publico”., aun no puede completársela baja de los mismos. Tabla 09 65 Fuente: Elaboración propia b) Diagnostico Legal: El Ministerio de Educación, al tener un giro de educación para el servicio de toda la población peruana, adquiere bienes para los diferentes talleres, seminarios, concursos, etc., implementación de actividades relacionadas a las diferentes áreas usuarias, así como también adquiere materiales para el trabajo administrativo diario. En la actualidad tenemos las siguientes normas que son necesarias para determinar cualquier procedimiento dentro de Almacenes Públicos: 66 El Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional, indica que se puede dar de baja por objeto: inutilidad, por merma, pérdida y/o robo, y vencimiento o descomposición, a eso define el sustento que cada uno tiene que tener para poder aprobar la baja de los bienes. Si bien, como se ha detallado la Coordinación de Almacén cuenta con una Resolución Jefatural N° 0734-2011-ED donde se aprueba el Manual de Procedimientos del Área de Almacén, no se detalla el procedimiento de Bajas y Disposición final de los bienes almacenados. En la actualidad se ha venido considerando lo detallado en el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional, aprobado con Resolución Jefatural N° 335-90-INAP-DNA, en el literal D. NORMAS ESPECÍFICAS, numeral 10: “Los bienes permanecen en almacén en forma temporal, aquellos que se encuentren almacenados por un período superior a los 12 meses y que definitivamente no van a ser utilizados por la entidad deben ser transferidos para satisfacer necesidades de otros organismos del sector público”. Todos los bienes almacenados deberían partir desde este principio para poder definir la necesidad y su permanencia en el almacén, eso no quiere decir que la Oficina de Logística en comunicación con la Coordinación de Almacén, cree lineamientos para identificar los objetos de baja y sus disposiciones finales de los bienes que no tienen rotación y que posiblemente ya estén obsoletos, en estado de inutilidad o hayan perdido vigencia. Como se ha podido identificar existen costos de almacenaje innecesarios. 67 En el literal D. “Baja de Bienes”, del numeral II. Del Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional, aprobado con Resolución Jefatural N° 335-90-INAP-DNA, el cual literalmente detalla: “2. Son objeto de baja: a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad; b. La merma producida en las existencias por efecto de volatilización o por acción de animales depredadores. c. Los bienes perdidos por robo o sustracción; y, d. Bienes que por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables para consumo. 3. De acuerdo a lo establecido en el artículo 4., inciso b), del Decreto Ley No. 22867, la baja será aprobada mediante resolución por el Director General de Administración o funcionario equivalente en la entidad y se sustenta en la forma siguiente: a. Para los casos 2 a. y 2 b. con el informe técnico (sic.) el que se califica su estado de inutilidad. b. En el caso 2 c. con el informe de la Comisión de Inventario, el expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente. c. Para el caso 2d. Con el informe sanitario respectivo y el informe de Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.” Asimismo, indica, referente a la disposición final que debemos guiarnos de lo detallado en el inciso 6.2.4. Del numeral 6.2 de la Directiva N° 001- 2015/SBN “Procedimiento de gestión de los bienes muebles estatales”, el cual detalla: “En un plazo que no exceda los cinco (05) meses de emitida la resolución de baja, la entidad deberá ejecutar la disposición final de los bienes, mediante los siguientes actos de disposición”: 68  Compraventa mediante subasta  Destrucción  Donación  Donación de bienes calificados por RAEE  Permuta  Transferencia en retribución de servicios  Transferencia por dación en pago”. Teniendo en consideración el giro de la entidad y los bienes que son recepcionados, solo podemos tomar como disposición final la destrucción y en algunos casos la donación de los bienes; decisión que deberá ser asumida por el Área Usuaria, ya que ellos son los responsables de los materiales: realizan el requerimiento porque necesitan cubrir alguna necesidad y los bienes son adquiridos con su propio recurso, de lo contrario, Almacén realiza la recepción de los bienes, almacena por un plazo determinado y realiza la distribución, por lo tanto son los únicos responsables de decidir el tratamiento de sus bienes que son custodiados en el Almacén del Minedu. Cabe señalar, que para la disposición final de los formatos pedagógicos, bienes que son manejados en el almacén de la Molina, que mediante Resolución Jefatural N° 012-2018-AGN/J de fecha 26 de enero del 2018, se aprobó la Directiva N° 001-21018-AGN/DNDAAI “ Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del Sector Publico”, en el cual se estable en el numeral 6, “(…) El Archivo General de la Nación, entre rector del Sistema Nacional de Archivos y los Archivos Regionales, en el ámbito de su competencia son los únicos facultados para autorizar la eliminación de documentos propuesta por las entidades del sector público (…)”, norma que deberá ser considerada para establecer la disposición final de los formatos pedagógicos. 69 Sin perjuicio a lo detallado, en el año 2009, mediante la Resolución 950- 2009-ED se aprobó la Directiva N° 050-2009-ME/SG-OGA –“Normas y Procedimiento para la disposición y utilización de bienes y materiales sin calendario de distribución, sin destino y en custodias que se encuentran depositados en los almacenes”, lo que permitirá tener una base legal para la elaboración de la presente mejora y poder generar pautas. c) Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura Si bien el MINEDU, cuenta con dos Almacenes en los distritos de Lurín y La Molina, el almacén ubicado en Av. Los Eucaliptos, parcela 3 y 4 Sector Santa Genoveva Lurín, es un almacén alquilado que cuenta con la siguiente infraestructura, donde el Hangar 4 en la actualidad almacén los bienes que se encuentran para una posible baja, como se muestra a continuación: 70 Fuente: Elaboración propia Se ha considerado ubicaciones actuales 71 Fuente: Elaboración propia 72 Tabla 10 Fuente: Elaboración Propia 73 d) Diagnóstico de Costos: Para determinar los costos mediante la Metodología de Determinación de Costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en Exclusividad se puede realizar el diagnóstico del costo del procedimiento administrativo. Para lo cual se ha determinado los siguientes valores por actividad realizada: Tabla 11 Fuente: Elaboración Propia 74 Tabla 12 Fuente: Elaboración Propia 75 Determinando como costo por el procedimiento actual el valor de S/ 193,245.55 Tabla 13 Fuente: Elaboración Propia Costo por el servicio de Alquiler de Almacén de Lurín: Tabla 14 e) Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos: En toda la Coordinación de Almacén, lo conforman 35 personas, entre operación de cada almacén, responsables, coordinadores y analistas y/o especialistas. A continuación se presenta un pequeño organigrama de todo el personal que trabaja en la Coordinación de Almacén: 76 Fuente: Elaboración Propia Con la finalidad de evaluar al personal y establecer mejoras o rotación en los puestos de trabajo, a fin de cumplir con los objetivos de la Oficina. En coordinación con los Responsables de cada Almacén y la Coordinación se realizó la evaluación de cada colaborar a fin de determinar sus habilidades y las capacidades que cada uno tiene y puede mejorar, considerando las siguientes habilidades: Figura 17: Habilidades Fuente:http://sgp.pcm.gob.pe/wp-content/uploads/2016/02/Anexo-DS-007-2011- PCM.pdf 77 El resultado de la evaluación para los 35 colaboradores de la Coordinación de Almacén: Tabla 15 78 Se demostró que el Personal está dentro del promedio, pero se ha evidenciado colaboradores que necesita apoyo para poder demostrar sus habilidades o de todo caso mejorar, a nivel coordinación podemos continuar corrigiendo y creando capacitaciones que nos ayuden a fortalecer algunas habilidades. Asimismo se puedo conversar con cada responsable para que dentro de sus capacidades y/o funciones nos brinde sugerencias respecto a la propuesta presentada:  Almacén Lurín: El responsable del almacén indico que la operación está en la capacidad de identificar los materiales que por falta de rotación ya pueden por los bienes que ingresan al almacén, pueden estar dañados e identificados para poder alertar a los usuarios, antes de cumplir los 12 meses de almacenamiento. La preocupación del responsable del almacén, es que los materiales están ocupando un espacio en el almacén, y sobre todo existen materiales que por lo años de antigüedad están ya en malas condiciones.  Almacén La Molina: El responsable del almacén indico que los formatos pedagógicos son enviados desde la Coordinación de Imprenta, por lo que no existía una coordinación directa con las áreas usuarias para la identificación de su stock, y puedan prever el cambio de cualquier documento pedagógico. Asimismo, indico que los colaboradores del almacén La Molina está en la capacidad para realizar la identificación de los formatos y poder Calificaciones: 1 MUY BAJO 2 BAJO 3 MEDIO 4 ALTO 5 MUY ALTO 79 incluso realizar el análisis con las UGELes y poder llenar sus sugerencias con las áreas usuarias. Para esto aconseja que la Coordinación de Almacén, maneje una comunicación directa con las áreas usuarias para poder validar la información de los formatos que son enviados semestralmente a las UGELes. 6.2.2. Etapa III – Rediseño a) Fase 1: Análisis del proceso Administrativo: De todos los análisis realizados del procedimiento de baja y disposición final, se ve que, si bien consta de 08 pasos, que parecen pocos, esto demanda tiempo, dinero y sobre todo no ha tenido óptimos resultados, ya que se continua con bienes en mal estado generando costos de almacenaje, alquilando dos hangares innecesarios, así también se viene adquiriendo bienes todos los años ocasionando sobre stock, por la baja rotación de los bienes. Analizando el procedimiento, tampoco se refleja el cumplimiento de las normas vigentes, ya que existen bienes mayores a 12 meses, por lo que esta propuesta de mejora se basara en diseñar un procedimiento estándar para la Coordinación de Almacén y sus almacenes, donde los usuarios no tengas el miedo a ser auditados, pero sobre todo que estén informados de las normativos que les permite hacer. Por ejemplo, analizando cada procedimiento se puede observar lo siguiente: 80 1. Todo Procedimiento de Baja debe considerar un inventario Selectivo, a fin de poder tener control en los bienes y estos puedan ser considerados al cumplir 12 meses en el almacén. Así, al inventario masivo, no existen diferencias y no sea observado el tiempo de almacenamiento de los bienes. 2. Teniendo en cumplimiento las normativas vigentes los únicos responsables de realizar requerimientos son las áreas usuarias, por consiguiente son las únicas responsables de velar por el tratamiento de los mismos. Siendo la participación de imprenta innecesaria en este procedimiento. 81 3. Cuando el usuario recibe la documentación, suele demorar más de 09 meses en la respuesta, por lo que la baja nunca se da ya que se inicia un nuevo año fiscal. El usuario presenta dudas en este procedimiento, por lo que si el usuario tendría un procedimiento, acompañado de documentación que le permita tomar decisiones, no tardaría meses para su respuesta e indirectamente, estaríamos contribuyendo con los nuevos requerimientos. Al definir el tratamiento, puede considerar incluso la transferencia antes de que el bien llegue a su estado de inutilidad para la baja, en coordinación con la OGA y con la ORI. 4. Si bien, el usuario ha definido la baja de sus bienes por algún objeto detallado en la normativa, se sugiere la destrucción siempre evaluando el estado del bien, asimismo considerando la implementación de la Resolución sobre la eliminación de documentos, los formatos técnicos pedagógicos deberán ser enviados a la OACIGED los quienes son responsables del Archivo Central del MINEDU para que puedan tomar como la disposición final la eliminación. 82  Tabla ASME‐VM, ha sido realizada para proponer un mejor procedimiento, donde el área usuaria tenga definido los tratamientos de sus bienes, a fin de cumplir las normativas vigente, con este procedimiento se calcula por parte del usuario tener una respuesta en 03 meses como máximo. Tabla 16 Fuente: Elaboración Propia 83 b) Fase 2: Rediseño: Este proyecto de mejora para el procedimiento de baja y disposición final, será elaborado en base a las normativas vigentes, sin alterarlas, con la finalidad de ahorrar espacio y costos. Las áreas usuarias deberán tomar acciones sobre el tratamiento de sus bienes en función a las normativas vigentes, sin perjuicio del estado, y sin el miedo de ser auditados en un futuro. Con este procedimiento, el órgano de control estará informado sobre los tratamientos de los bienes, así también se podrá prever observaciones innecesarias en los inventarios masivos. Este nuevo procedimiento, permitió realizar una reunión con los especialista de la ORI, quienes explicaron que la oficina cuentan con un lista de entidades y/o instituciones públicas que requieren donaciones o brindan donaciones al Ministerio, por lo que al realizar el análisis de los bienes sin rotación mayores a 12 meses, en cumplimiento con la Normativa vigente y evaluando las condiciones de los bienes, se puede realizar la transferencia del mismo a otras entidades públicas por lo que se ha identificado la siguiente oportunidad: 84 Tabla 17 Con la finalidad de establecer este procedimiento y poder agregarlo al Mapro de la entidad, se realizó las coordinaciones con la Unidad de Organización y Métodos - UNOME, quienes en el marco de sus competencias conducen, monitorean, evalúan y asesoras los procesos de desarrollo y modernización organizacional y simplificación administrativa del Ministerio, a fin de poder proponer documentos normativos e instrumentos de gestión. Por lo expuesto, el tratamiento de los bienes almacenados que podrá definir el área usuaria son tres: poner sus bienes a disposición de OGA, realizar la distribución del bien o por último la baja del bien; por lo que de proceder la baja se ha considera la “destrucción” para los bienes que son objetos de baja o de tratarse de una formato técnico pedagógico este será enviado al Archivo de Gestión para proceder la comunicación a la OACIGED, para que ellos en calidad del Archivo central tomen la decisión de la eliminación, cumpliendo la normativa vigente desde enero de este año. 85 Figura 17: Proyecto de Mejora del Procedimiento de Baja y Disposición Final Fuente: Elaboración propia 86 I. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Área Responsable Registro 1 Comunicar existencias y custodias a las Áreas Usuarias Al recibir la información de control de registros (Inventario Selectivo, Masivo) la Coordinación de Almacén informa a las Áreas Usuarias los bienes mayores a 12 meses, a fin de determinar su tratamiento. Al recibir la respuesta por parte del Área Usuaria ¿Cuál será el Tratamiento? 1. Distribución: Fin y se realiza el procedimiento de despachar bienes. 2. Disposición de OGA: Ir a la actividad N° 02 3. Baja del bien : Ir a la actividad N° 05 Oficina de Logística- Almacén / Área Usuaria Analista de Almacén / Jefe y/o Director del Área Usuaria - 2 Buscar Área Usuaria que requiera el bien La coordinación de almacén es la encargada de buscar las posibles áreas usuarias que requieran dichos bienes puestos a disposición a la OGA, informando a la Coordinación de Programación y Costos y a la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicación para alertar posibles adquisiciones. ¿Se encontró Área Usuaria? 1. Si : Procedimiento comunicado por correo electrónico y se realiza el procedimiento de despachar bienes 2. No: ir a la actividad N° 03 Oficina de Logística- Almacén Analista de Almacén - 3 Informa a la ORI la disposición del bien para su transferencia Al no encontrar área usuaria que requiera el bien, se comunica a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales que en el marco de sus funciones realiza la búsqueda dentro del Sector Público. Oficina de Logística- Almacén / ORI Analista de Almacén / Especialista PECOSA 87 I. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Área Responsable Registro  Al encontrar Entidad comunican a la Coordinación de Almacén para realizar el procedimiento de despachar bienes.  Mensualmente la Coordinación de Almacén deberá informa a la OCI los bienes que fueron puestos a disposición de OGA y las acciones que se realizaron según normativa. 4 Elaborar documentos de baja y disposición final de bienes El área usuaria define el objeto de baja y realiza el informe técnico correspondiente, indicando expresamente cual será la disposición final del bien. La Coordinación de Almacén realiza el Informe Técnico final y el Proyecto de Resolución Jefatural. Oficina de Logística- Almacén Analista de Almacén - 5 Aprueba Baja de bienes y disposición Final de bienes Previa aprobación de la Oficina de Logística, la Oficina General de Administración aprueba la Resolución Jefatural de Baja y disposición Final. Documentación que es notificado a la Coordinación de Contabilidad y Control Previo, Órgano de Control Institucional y a la Oficina de Logística para continuar con los trámites correspondientes. Oficina General de Administración Jefa de Oficina - 6 Almacén Elabora la PECOSA de baja Se elabora la Pecosa de baja en el SIGA, la cual es suscrita por la Coordinación de Almacén, el responsable de almacén y la persona quien recibirá los bienes como disposición final. ¿Qué tipo de bien es? 1. Formatos Pedagógicos : ir a la actividad N° 08 Oficina de Logística- Almacén Analista de Almacén PECOSA 88 I. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Área Responsable Registro 2. Bienes en General : ir a la actividad N° 9 7 Informar al Archivo de Gestión Realizar un informe a la Oficina de Logística para que pueda transferir documentación al Archivo de Gestión y posteriormente según normativa interna se realiza la transferencia la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental para su eliminación según normativa. Nota: Ir a la Actividad 10. Oficina de Logística Analista de Almacén / Especialista de Archivo PECOSA 8 Informar a Mantenimiento La disposición final de otro bienes, serán destruidos según decisión del área usuaria por lo que se deriva la pecosa a la coordinación de Mantenimiento para su destrucción. Nota: Ir a la